5 raisons qui poussent les entreprises à numériser leurs fonds patrimoniaux et photographiques
La numérisation du patrimoine des entreprises est devenue une démarche incontournable dans un monde de plus en plus axé sur le numérique. Cette transformation offre de nombreux avantages, de la facilité d’accéder et d’exploiter les ressources documentaires, en passant par une sécurité accrue et une valorisation de l’histoire de l’entreprise. Si vous hésitez encore à sauter le pas, on vous donne 5 bonnes raisons de ne plus attendre !
En fonction des supports et de leur état de conservation, les priorités peuvent être différentes.
– Patricia Machado, Consultante senior – gestion de projet dans les fonds patrimoniaux et photographiques
Raison n°1 : Gestion efficace des documents numériques
La numérisation du patrimoine des entreprises permet une gestion bien plus efficace des documents. En transformant les documents physiques en format électronique, la recherche et l’accès à l’information deviennent plus rapides et plus simples. Les entreprises peuvent naviguer à travers d’importantes bibliothèques de données en un instant, améliorant ainsi leur productivité et leur efficacité opérationnelle.
Raison n°2 : Sécurité accrue du patrimoine
La sécurité du patrimoine est une préoccupation majeure pour les entreprises. En numérisant leurs documents, elles peuvent les stocker dans des coffres-forts numériques sécurisés, assurant ainsi une protection maximale contre les risques physiques tels que l’incendie, les inondations ou le vol. De plus, la gestion des accès permet de contrôler qui peut consulter ces documents, assurant ainsi leur intégrité et leur confidentialité.
Nous nous retrouvons parfois face à des supports très dégradés. Voilà pourquoi nous conseillons aux organisations de ne pas attendre et de se lancer le plus tôt possible dans une campagne de numérisation. Cela permet de préserver le fonds et d’éviter les mauvaises surprises.
– Patricia Machado, Consultante senior – gestion de projet dans les fonds patrimoniaux et photographiques
Raison n°3 : Valorisation du patrimoine de l’entreprise
Le patrimoine d’une entreprise est le reflet de son histoire, de son savoir-faire et de ses valeurs. En numérisant ce patrimoine, les entreprises peuvent le mettre en valeur de manière plus efficace, facilitant ainsi sa communication auprès du grand public, des partenaires et des clients. La sauvegarde électronique permet également une conservation à long terme, préservant ainsi l’histoire et la mémoire de l’entreprise pour les générations futures.
Si les projets de valorisation des fonds patrimoniaux documentaires sont souvent motivés par des besoins de communication externe, ils peuvent aussi être liés à un travail de mémoire, à l’intégration d’images dans des projets multimédias plus larges ou par la nécessité de rendre ces fonds accessibles en ligne.
– Patricia Machado, Consultante senior – gestion de projet dans les fonds patrimoniaux et photographiques
Raison n°4 : Simplification d’accès à des documents fragiles et difficilement manipulables
La numérisation du patrimoine des entreprises simplifie l’accès à des documents fragiles et difficiles à manipuler. Certains documents, en raison de leur ancienneté ou de leur état de conservation, peuvent être sensibles à la manipulation physique. La numérisation permet de préserver ces documents en les rendant accessibles sous forme électronique, réduisant ainsi les risques de dommages tout en facilitant leur consultation.
Raison n°5 : Uniformisation des supports, et collaboration facilitée
La numérisation patrimoniale et photographique permet l’uniformisation des supports et de leur accès, rendant les documents anciens accessibles sur des plateformes numériques au même titre que les documents les plus récents. Cette uniformisation facilite la recherche et la consultation des documents, offrant ainsi une expérience utilisateur homogène et intuitive, quel que soit le support ou la période à laquelle le document appartient. Cela facilite aussi la collaboration au sein de l’entreprise en permettant un accès rapide et sécurisé aux documents pour tous les collaborateurs, où qu’ils se trouvent.
La numérisation du patrimoine des entreprises offre de nombreux avantages, allant de l’amélioration de la gestion des documents à la valorisation de l’histoire de l’entreprise, en passant par une uniformisation des supports. En adoptant cette démarche, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi renforcer leur image de marque et leur positionnement sur le marché. Il est donc essentiel pour les entreprises de prendre conscience de l’importance de la numérisation de leur patrimoine et d’investir dans des solutions adaptées à leurs besoins spécifiques.