Groupe Boiron : du papier désormais à dose homéopathique.
Il y a quelques années, Christian Boiron a décidé de numériser des fonds documentaires historiques sur sa famille, mais aussi sur l’homéopathie et l’histoire de l’entreprise. C’est sous son impulsion qu’a été lancé un grand projet de numérisation couvrant à la fois les ressources patrimoniales, mais aussi les documents juridiques, les flux commerciaux, RH, etc. L’objectif étant de réduire au maximum le volume de papier dans l’entreprise.
Ce projet de numérisation a été initié en 2015. “Nous avons d’abord dressé l’inventaire de notre fonds documentaire, indique Florence Point, Responsable Système documentaire des laboratoires Boiron. D’autant que le groupe a racheté au fil du temps plusieurs entreprises et a hérité de leur littérature médicale, avec notamment des écrits de Samuel Hahnemann, l’inventeur de l’homéopathie. « Everial est alors venu nous prêter main forte pour classifier le fonds, puis nous avons arbitré les opérations de dématérialisation ».
Une océrisation en vieux français
« Si les documents juridiques et commerciaux n’ont pas posé de problème particulier, les documents anciens, eux, ont été numérisés sur la plateforme patrimoniale d’Everial située à Chalon-sur-Saône. Le livre le plus ancien datait du XVe siècle. Pour cela, ce sont des scanners CopiBook qui ont été utilisés ». L’idée étant de pouvoir restituer toute la saveur de l’ouvrage sans l’altérer. “Nous avons été bluffés par la qualité de restitution, poursuit Florence Point. Il ne manque que l’odeur”. L’OCRisation (notamment en vieux français) a elle aussi été l’une des particularités de ce projet et a nécessité des investissements logiciels.
Trois types de fichiers pour chaque ouvrage numérisé
“Nous avions des contraintes importantes en ce qui concerne le poids et le type de fichier, rappelle Florence Point. Car ces fichiers sont ensuite injectés dans notre ECM (OpenText) partagé par toute l’entreprise, y compris les filiales à l’étranger”. Le groupe Boiron s’appuie, en effet, sur trois plateformes documentaires : une GED vivante (avec plusieurs millions de documents), un système d’archivage (avec près de 20 millions de documents) et un coffre-fort (avec 160 millions de documents). « Everial nous a livré pour chaque ouvrage un fichier PDF (permettant de lire le document), un fichier XML (qui comprend les métadonnées permettant de classifier et de rechercher l’information) et un fichier archivistique avec les visuels de chaque page (pour pouvoir lire en mode liseuse).
Une solide base de connaissances numérique
Ce projet de numérisation nous a permis de constituer une vaste base de connaissances numérique. Plus de 1 738 livres et revues scientifiques ont ainsi été numérisés soit plus de 570 000 pages. Cela permet désormais à tous les services d’effectuer des recherches numériques et de consulter la bibliographie relative aux médicaments homéopathiques, notamment lorsque nous demandons une autorisation de mise sur le marché. Plusieurs traitements numériques ont été effectués afin de pouvoir réaliser des recherches en plein texte. Cette base s’inscrit aujourd’hui au cœur du système documentaire de l’entreprise en support à la conduite de nombreux processus. D’autant qu’elle est internationale, puisque des ouvrages étrangers ont été dématérialisés ».
Vers une meilleure valorisation des informations autour de l’homéopathie
La responsable souhaite maintenant affiner les vues de recherche afin de fournir un accès plus performant et plus fin à l’information. “Nous avons encore trop de bruit lorsque nous lançons une requête”, déplore-t-elle. L’un des prochains chantiers documentaires concerne la valorisation de ce fonds patrimonial. “Nous voulons davantage exploiter cette base de connaissances sur l’homéopathie ”, précise Florence Point.