ChamberSign et Everial, une relation de confiance pour passer le cap de l’archivage numérique
Créée en 2000 par les Chambres de Commerce et d’Industrie, ChamberSign est une autorité de certification. Depuis plus de 23 ans, elle délivre des certificats électroniques pour les personnes physiques et morales. Ils permettent l’authentification forte de son propriétaire, la signature électronique de documents ou encore le scellement des données.
Pionnière dans son domaine, elle développe actuellement une solution d’identité numérique professionnelle de niveau substantiel. Cette solution d’authentification renforcée permet à une seule et même personne d’utiliser et de gérer l’ensemble de ses identités numériques professionnelles et personnelle. Par son domaine d’expertise et ses obligations réglementaires, l’entreprise a noué une relation de longue durée avec Everial : celle-ci a débuté par un contrat de tiers archiveur de confiance. D’autres sujets liés à la gestion documentaire et la sécurité ont ensuite émergé.
Alors qu’un processus de dématérialisation est engagé dès 2017 à l’initiative de Stéphane Gasch, Directeur Général de ChamberSign, un chantier d’envergure restait à faire : « L’ensemble de nos dossiers d’enregistrement étaient encore des dossiers papier. Pour mieux protéger notre activité vis-à-vis de nos clients, il nous semblait pertinent de passer à un archivage électronique garantissant conformité, intégrité et disponibilité des documents. »
Voici comment Everial a accompagné ce prestataire de services de confiance dans le déploiement d’un SAE adapté à ses besoins. Ensemble, découvrons plus en détail ce projet ambitieux.
Le choix d’un SAE : une réponse aux enjeux de préservation de l’information numérique
Chez ChamberSign, le dossier d’enregistrement client n’est pas figé. Il peut être complété tout au long de son cycle de vie par des pièces complémentaires dont l’entreprise a l’obligation de prouver leur intangibilité et leur chronologie. Le choix d’un système qui assure l’intégrité des données et des documents dans le temps était donc indispensable. Il fallait aussi avoir l’assurance de disposer d’un espace d’archivage garantissant l’authenticité de l’origine et de la date de chaque opération. L’accès aux documents archivés devait également être facilité, notamment en cas de contentieux ou dans le cadre des audits des autorités.
Pour répondre à tous ces besoins, ChamberSign s’est naturellement tourné vers un SAE offrant une capacité de stockage à long terme et une préservation des documents électroniques, afin d’être conforme aux exigences légales.
La limite de la signature électronique, c’est le temps. Dans 6 ans, dans 12 ans ou dans 18 ans, certaines technologies viendront rendre nos signatures, non pas obsolètes, mais attaquables. Voici pourquoi nous avons choisi de faire appel à Everial et sa solution SAE pour nous protéger efficacement et durablement. »
Stéphane Gasch – Directeur Général ChamberSign
La solution Everial, un SAE à forte valeur ajoutée
Si ChamberSign a décidé de faire confiance à Everial dans le déploiement d’une solution SAE, c’est pour plusieurs raisons.
Les premières étant de disposer d’une « interface basée sur la GED Enoxa – solution déjà connue par ChamberSign – qui facilite l’accès aux diverses fonctionnalités et une mise à disposition d’une copie d’archive à valeur d’utilisation courante qui permet d’accéder rapidement aux informations », souligne Stéphane Gasch.
D’autres caractéristiques de la solution SAE d’Everial ont également séduit ChamberSign : la distribution et le rangement automatique des contenus à archiver en amont de la plateforme d’archivage, la réduction des coûts ou encore la facilité de déploiement et de l’évolution fonctionnelle de la solution dans le temps.
Les étapes du projet : une progression pas à pas
Après une définition claire de l’expression des besoins de ChamberSign, plusieurs ateliers ont été organisés afin d’entrer dans le détail de la solution. L’objectif ? Construire les spécifications fonctionnelles (fonctionnalités attendues) et techniques (insertion dans l’écosystème informatique de ChamberSign) définissant les caractéristiques du SAE.
Une fois ces étapes de spécifications validées, place à la réalisation : les équipes Everial ont mis en musique la partition précédemment écrite pour déployer la solution. Après une phase de tests, celle-ci a été intégrée à l’environnement ChamberSign en procédant à une intégration spécifique : le SAE est connecté à une application métier de ChamberSign, la solution fonctionnant via une API de transfert de fichiers.
Ensuite, le recettage final a permis de vérifier la bonne intégration de la solution, réinitialiser le système et s’assurer de la conformité au regard de tous les attendus.
Acquisition des documents, versement et sécurité : les 3 piliers du SAE
ChamberSign peut effectuer le versement des dossiers clients à partir de son outil de gestion. Il s’agit pour le SAE de délivrer un certificat de dépôt attestant la bonne réception du dossier et l’absence d’altération lors de son transfert. Il se charge aussi d’effectuer le contrôle des métadonnées nécessaires à l’archivage des documents versés afin de conserver une cohérence du point de vue des pièces qui composent le dossier.
Une fois le dossier intégré dans le SAE, un certificat d’archivage est généré. Il contient tous les éléments de preuve de l’intégrité et de l’authenticité du dossier et des documents qu’il contient. Celui-ci est ensuite regroupé au sein d’une archive ZIP scellée dans le SAE. Une fois le dossier archivé, il reste possible d’y déposer un ou plusieurs documents à tout moment.
Ainsi, le SAE d’Everial permet de gérer deux granularités (le dossier et le document), tout en traçant l’ensemble du processus et en le sécurisant de bout en bout. Mieux, il répond aux exigences métier de ChamberSign.
« Ces deux certificats pour un seul dépôt de dossier garantissent la capacité d’opposabilité, mais surtout attestent que le dépôt du dossier est complet et que tout s’est bien passé. Pour nous, c’est rassurant, cela signifie que l’on peut clôturer un dossier et passer à autre chose. Ce qui n’empêche pas une consultation des archives totalement transparente et facilitée pour l’ensemble des collaborateurs. »
Stéphane Gasch – Directeur Général ChamberSign
Un accompagnement de chaque instant
ChamberSign était initialement à la recherche d’un partenaire de confiance reconnu pour son expertise et son professionnalisme.
L’entreprise a trouvé en Everial ce partenaire : « Tous les éléments clés du projet ont été respectés, sans situation d’impasse ni de frustration ressentie de la part de mes équipes. S’il y a eu des changements, cela a été à la marge. Face à ce constat positif, nous nous posons la question de savoir s’il y a d’autres sujets à exploiter aux côtés d’Everial. », conclut le Directeur Général de ChamberSign.
L’aventure entre ChamberSign et Everial est donc loin d’être terminée…
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