Les 4 critères essentiels pour choisir votre solution d’onboarding RH
Si l’accueil d’un nouvel employé a toujours constitué un temps fort pour les services RH, le sujet de l’onboarding s’est vu prendre de l’ampleur en l’espace de 2 ans – au point de pousser de plus en plus d’entreprises à repenser leurs pratiques. Soucieux de faciliter cette phase critique qu’est l’intégration, pour le collaborateur comme pour l’employeur, les RH cherchent à s’équiper en conséquence et à digitaliser leurs process. Bonne nouvelle : les solutions sont là… À condition de savoir à quoi être attentifs au moment de faire son choix.
AVANT DE COMMENCER : ÊTRE AU CLAIR SUR LES BÉNÉFICES ATTENDUS ET CROISER LES REGARDS
Un process d’onboarding réfléchi et digitalisé peut certes mener à de beaux résultats avec les outils appropriés. Mais la profusion de logiciels et plateformes aux discours marketing bien ficelés peut facilement détourner de l’essentiel, sans réflexion bien arrêtée en amont sur vos enjeux et vos besoins.
Rendre le salarié opérationnel plus rapidement, faciliter les échanges avec le personnel RH, booster la marque employeur, mettre en place de nouvelles étapes ou gamifier le process d’intégration… Lister et prioriser les objectifs de votre démarche de digitalisation permettra d’orienter vos recherches et de vous éviter quelques déconvenues.
N’hésitez pas également à croiser les regards des différents services et personnes impliqués dans l’accueil des collaborateurs, afin d’avoir une vision pertinente et exhaustive des attendus. Ces derniers peuvent en effet varier selon le rôle de chacun dans la phase d’intégration et se révéler très complémentaires. Face à la diversité des pratiques métiers et des cultures internes, les besoins ne sont pas nécessairement les mêmes d’une entreprise à l’autre : ne passez pas à côté des spécificités qui vous sont propres.
1. PRIORITÉ À LA PRATICITÉ ET AUX FONCTIONNALITÉS
Avoir une vision claire des objectifs et attentes liés à la digitalisation de votre process d’onboarding vous sera indispensable pour savoir précisément quoi chercher parmi les différentes solutions existantes sur le marché. La plupart des logiciels proposent les mêmes fonctionnalités « de base », qui seront peut-être amplement suffisantes pour vos besoins : automatisation des tâches les plus répétitives, diffusion et collecte à distance des informations administratives… Mais ils se différencient généralement par la mise à disposition de services plus complexes qui permettent de répondre à des attentes plus spécifiques, par exemple à travers la création de parcours d’onboarding individualisés selon les profils des collaborateurs, l’accès à des outils d’analyse ou la mise en place d’onboardings interactifs.
Quelles que soient vos exigences, un seul mot doit primer : la praticité. Une fonctionnalité ne sera véritablement utile que si elle se révèle simple d’utilisation ! Choisir un logiciel dont vous comprenez l’interface et que vous arrivez rapidement à prendre en main vous assurera qu’il sera adopté en interne et qu’il remplira ses promesses auprès de vos nouveaux collaborateurs. Après tout, il s’agira certainement de leur premier contact avec vos outils internes : autant que votre onboarding se révèle agréable et attractif.
Bon à savoir : sollicitez toujours une démonstration pour pouvoir observer comment les solutions fonctionnent en situation réelle.
2. CONFORMITÉ RGPD : LE NOUVEAU POINT DE VIGILANCE
Adoptée en 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a été à l’origine de nombreux changements au sein des entreprises – notamment sur les pratiques de prospection commerciale ou sur la gestion des sites Internet. Mais les ressources humaines sont également concernées et même et premier plan, puisqu’elles se doivent de refléter l’exemplarité de l’entreprise concernant la gestion des données personnelles des collaborateurs.
Votre logiciel d’onboarding accueillera nécessairement de nombreuses informations sur vos salariés, dont certaines plutôt sensibles : il se doit d’être irréprochable concernant la collecte, la conservation et la sécurité des données. Assurez-vous donc de choisir un logiciel conforme aux attentes du RGPD.
- En savoir plus : « Numérisation et données personnelles, un cocktail à haut risque »
3. VÉRIFIER LA COMPATIBILITÉ AVEC VOS AUTRES OUTILS
Gestion de la paie, des congés, des plannings… La digitalisation n’ayant pas attendu l’onboarding, les services RH s’appuient déjà généralement sur un ou plusieurs logiciels de SIRH pour leurs activités quotidiennes.
De fait, il est donc indispensable de vous assurer lors du choix de votre solution d’onboarding que celle-ci saura s’intégrer à votre suite d’outils. La digitalisation doit vous permettre de gagner du temps : pas question de créer une machine à gaz ou de complexifier vos process en faisant cohabiter des logiciels dont les technologies ne sont pas compatibles. Gardez-le en tête comme point de vigilance lors de vos recherches, si besoin posez directement la question aux équipes techniques ou commerciales des logiciels d’onboarding qui ont retenu votre attention pour obtenir une réponse claire à ce sujet.
4. UN SUPPORT CLIENT RÉACTIF FAIT AUSSI LA DIFFÉRENCE
Dernier point mais pas le moindre : quel service client et quel support délivre votre solution ? Rien de plus décourageant que de ne pas réussir à obtenir une réponse à vos questions ou à obtenir de l’aide en cas de problème ! De la mise à disposition d’une FAQ (Foire à questions) claire à la possibilité de contacter rapidement un expert ou un technicien, le support client se doit d’être efficace et adapté selon la nature des difficultés rencontrées. Vous ne devriez en principe pas avoir besoin d’y recourir trop souvent… Mais comme toujours, mieux vaut anticiper et savoir à quelle assistance vous avez droit pour ne pas vous retrouver dépourvu le moment venu.
Bon à savoir : le support client se manifeste dès la prise en main de votre logiciel d’onboarding. Renseignez-vous sur ce qui est mis en place pour faciliter votre prise en main de l’outil !