Comment Covéa a externalisé 24 km d’archives avec Everial ?

Comme tout acteur du secteur de l’assurance, le groupe mutualiste Covéa (MAAF, MMA et GMF) doit gérer des archives physiques en quantité et sur de très longues durées.

Pascal Brosseron, Directeur des flux et activités logistiques du Groupe, gère ces problématiques au quotidien avec ses équipes. Il nous partage son retour d’expérience avec Everial, dans le cadre de différents projets menés pour la rationalisation de l’archivage.

Pour lui, « l’archive morte est toute aussi importante que l’archive vivante, elle a seulement un cycle de vie qui fait qu’on va peut-être moins s’y intéresser. Pour autant, ce qui est très important, c’est de bien la conserver. C’est une obligation règlementaire ».

Il raconte dans ce témoignage comment Covéa a réussi à réduire ses loyers grâce à de vastes projets de rationalisation menés aux côtés d’Everial.

Everial accompagne Covéa depuis plus de 10 ans. Tout a commencé vers 2013 avec un contrat d’archivage sur de petits volumes pour la marque MAAF. Puis en 2019, dans le cadre d’un programme global de transformation de la direction, Covéa lance un appel d’offres pour la gestion des archives. Le but était alors d’optimiser la gestion  ainsi que les moyens logistiques des locaux – certains en propriété, d’autres en location – dans lesquels on conservait les archives.

C’est Everial qui est choisi pour nous accompagner sur ce projet, avant tout pour son ingénierie logistique, pour sa capacité à nous accompagner pas à pas dans ce changement et à trouver des solutions, à s’adapter, pour répondre à notre demande. Cette démarche s’inscrivait dans un contexte global de libération de locaux et concernait dans un premier temps  l’externalisation d’environ 6 km d’archives, réparties sur deux bâtiments historiques loués au Mans pour MMA.

Sur notre lancée, nous avons continué à libérer d’autres locaux et de fil en aiguille, nous avons déménagé toutes les archives d’un autre site du Mans en propriété propre et celles de notre site loué près d’Orléans. Ce projet concernait cette fois également  les marques GMF et MAAF et a commencé en 2020. Le dernier bâtiment contenait de l’économat et des archives déjà packagées sur des palettes, dans des cartons.

Pour l’ensemble de ces projets d’externalisation, on avait avant tout besoin d’un partenaire de confiance, car il s’agissait d’assurer la sécurisation de nos documents assurantiels.

Même si on parle de plus en plus de dématérialisation, d’archives numériques ou de signatures électroniques, en assurance, on est encore loin de la gestion sans papier. Aussi, la réglementation impose un certain nombre de délais de conservation, parfois sur de très longues périodes. En assurance-vie par exemple. Cela implique de l’espace mobilisé et un conditionnement sans faille. C’est un vrai sujet pour les acteurs du secteur !

Covéa reste maitre de ses archives vivantes, gérées en interne, au plus proche des métiers. Mais nous avons transmis la responsabilité de certaines archives mortes (très peu ou pas mouvementées) à Everial, qui en assure la gestion de tout le cycle de vie jusqu’à la destruction.  Ce n’est donc pas simplement du stockage. Et ce qui a été essentiel, c’est la démarche projet, la co-construction et l’accompagnement du changement. C’est-à-dire disposer d’un pilotage au quotidien et de conseils, notamment sur toutes les phases préparatoires.

Pour chaque déménagement, l’équipe d’Everial est venue sur place pour bien comprendre nos problématiques et pouvoir être force de proposition, challengeant ! Il y a eu tout un travail d’analyse de l’existant (nature des archives, comment elles sont classées, mises en forme et conditionnées) qui nous a permis de trouver les solutions de conditionnement, de mise en place, d’étiquetage, pour que le transfert se fasse de la façon la plus sécurisée et tracée possible. C’était parfois complexe, car il y avait des archives venant de nos 3 marques et filiales,  avec des historiques, des manières de stocker et des formats différents. Everial a dû réorganiser sa façon de compartimenter, de stocker, pour s’adapter à tous nos formats.

Le fait d’avoir un interlocuteur unique en relation directe avec les équipes a permis d’être plus fins dans les réglages du projet, de mieux gérer les risques et d’être réactifs en cas de dysfonctionnements.

L’accompagnement s’est donc fait sur toutes les étapes de la démarche d’externalisation : préparation, tri, transport jusqu’à la réception sur le site Everial de Chartres. Au quotidien, ils nous accompagnent aussi sur toutes les phases de purge pour la destruction sécurisée des archives, mais aussi en cas de mouvements. Là également, un processus a été mis en place entre les équipes Everial et nos équipes internes pour simplifier la démarche, même si ces sorties d’archives sont rares.

Aujourd’hui, on a externalisé un peu plus de 24,5 kilomètres d’archives chez Everial, essentiellement des archives très peu ou pas mouvementées. Tous ces projets nous ont permis de garantir la conservation de nos documents dans les meilleures conditions, d’optimiser nos biens immobiliers et de faire des économies, mais aussi de diminuer notre empreinte carbone. Lors de sorties, le transport des archives est mutualisé ce qui permet de minimiser les déplacements.

Nous travaillons actuellement sur la mise en œuvre de la solution Scan To Ged :  numérisation des documents suite à une demande de désarchivage en remplacement de la restitution physique de l’archive avec envoi d’un lien sécurisé pour récupérer les Flux numériques. La mise à disposition des documents auprès de nos gestionnaires sera ainsi renforcée et plus rapide puisqu’il n’y a plus de transport. La sécurité est renforcée : il n’y a plus de sortie des documents papiers.

Tout ce travail s’est traduit par un vrai confort opérationnel, alors nos réflexions sur l’optimisation de nos archives et de nos bâtiments se poursuivent !