La gestion des flux entrants de documents représente un défi pour de nombreuses organisations, confrontées à une variété de canaux et de formats de documents. À cela s’ajoute la nécessité de devoir répondre de plus en plus rapidement aux sollicitations clients si l’on veut rester compétitif. En réponse à ces problématiques, la dématérialisation des flux, longtemps fastidieuse, offre désormais une réponse prometteuse avec l’intégration de l’Intelligence Artificielle (IA). Zoom sur les enjeux de la dématérialisation et décryptage d’un processus de gestion des flux documentaires ultra optimisé par l’IA.

La complexité, en matière de gestion des courriers et flux documentaires entrants, relève de la multiplicité des canaux et des formats à traiter. Ces flux peuvent être issus d’un courrier papier, d’une pièce jointe d’email, d’un formulaire, d’un site portail, d’une application… Une fois centralisés, il faut encore les trier par type (factures, contrats, RIB, devis de santé, etc.) puis les adresser aux bonnes personnes. Une véritable usine à gaz ! Et surtout un processus extrêmement chronophage dans lequel les erreurs, oublis, pertes d’informations ou mauvais adressages sont vite arrivés. 

L’externalisation de la dématérialisation des flux entrants permet de se décharger d’un processus complexe en confiant à un prestataire externe l’entière organisation de celui-ci : réception et centralisation des documents, numérisation pour les formats papier, tri automatique du courrier, extraction et vérification des données et enfin transmission des courriers aux personnes concernés et stockage de l’ensemble du documents et informations dans une GED ou un système informatique (SI).  

Outre le fait de gagner un temps considérable et de réduire très nettement le coût de traitement, la dématérialisation des courriers entrants répond à de nombreux enjeux transversaux : commerciaux, légaux, de conservation…  

Le papier s’adapte très mal au fonctionnement actuel des entreprises. Il est plus difficile à conserver et à stocker et il ne peut pas être partagé, à moins d’être dupliqué. Pour les entreprises localisées sur plusieurs sites, dans plusieurs pays, dont les salariés ont recours au télétravail ou sont souvent en déplacement, le papier est quasi impossible à gérer. La dématérialisation du courrier est alors un enjeu central pour la bonne marche de l’entreprise et la bonne circulation des informations. Elle répond également aux enjeux de RSE des entreprises qui souhaitent mener une politique zéro papier affirmée. La dématérialisation et l’accès aux données via une GED ou un SI permettent alors d’adopter de nouvelles habitudes en préférant consulter et traiter un document numérisé plutôt qu’imprimé.

La diffusion du courrier papier est toujours incertaine. Comment s’assurer que le destinataire a bien reçu et traité l’information ? La dématérialisation se présente dans ce cas comme une solution pour sécuriser le flux et accélérer le traitement des données. Les informations sont accessibles dès la réception et ne circulent pas de manière aléatoire.   

La digitalisation permet également de passer par une étape d’analyse et de tri automatique des données pour, in fine, en sécuriser l’accès et éviter que des informations à caractère confidentiel ne soient consultées par n’importe quel collaborateur. 

Enfin, l’automatisation du processus va écarter le risque d’erreur lors du traitement et renforcer, une fois encore, la sécurisation des données. 

La gestion des flux de documents est, par la force des choses, gérée par ordre d’arrivée des documents et non par degré d’importance. La dématérialisation permet de contrer ce phénomène : les données sont instantanément envoyées sur le SI, chacun reçoit les informations qui lui sont utiles, permettant aux agents de répondre dans un délai très rapide et ainsi tenir leurs engagements contractuels.  

Une fois triées et rangées sur une GED ou dans le SI, il est bien plus facile de les retrouver, même des mois après. Le suivi de la vie des contrats est simplifié car plus accessible pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, même si ces derniers se trouvent sur différents sites. 

Il y a quelques années encore, la dématérialisation des flux documentaires, et plus particulièrement la reconnaissance et la lecture automatique des documents, reposaient essentiellement sur les technologies de RAD, LAD et d’OCR. Ces technologies permettaient déjà d’atteindre de très bons résultats grâce à l’IA sans que l’on en ait vraiment conscience. Si aujourd’hui l’IA tient le premier rôle et est devenue l’argument le plus mis en valeur par de nombreux éditeurs de logiciels, c’est parce qu’elle ne cesse de faire progresser et de nous épater.  

Ses prouesses ont notamment permis d’aller encore plus dans l’automatisation du processus de dématérialisation, dont le traitement et le tri des documents. Elle permet toujours d’en déterminer le type – facture, devis, justificatif de domicile, etc. – en les comparant à un référentiel, de reconnaître et d’en extraire des données isolées (SIREN, montant facturé, coordonnées, etc.) selon des règles métiers. Mais grâce au deep learning et machine learning, les solutions de dématérialisation dotées d’une IA sont désormais autoapprenantes : chaque nouveau modèle de document rencontré vient nourrir sa base de données. Toute nouvelle information est un nouveau savoir.  

Une fois utilisée quotidiennement par un corps de métier, la solution va ainsi être de plus en plus autonome, de plus en plus rapide, à mesure qu’elle obtient de nouveaux documents, de nouvelles informations, de nouveaux formats de texte, etc. Elle sera également beaucoup plus efficace sur des documents semi-structurés à mesure qu’on lui présentera de nouveaux modèles. Par exemple, en lui expliquant que telle donnée correspond à une date, elle sera de plus en plus efficace pour retrouver une date sur n’importe quel document. 

L’IA joue donc un rôle essentiel dans l’optimisation du processus de dématérialisation des documents en automatisant des tâches relativement complexes et chronophages, en améliorant la sécurité des données, en garantissant la conformité des données triées, analysées, comparées et vérifiées et, in fine, en permettant une gestion plus efficace des flux documentaires.