Dématérialisation RH : enjeux stratégiques et étapes clés pour une mise en œuvre réussie
La dématérialisation des processus RH n’est plus une tendance, mais bien un virage digital à adopter pour toute entreprise souhaitant optimiser ses processus RH, gagner en efficacité, réduire les dépenses et améliorer l’expérience de ses employés.
Appliquée aux métiers RH, la transformation numérique permet de couvrir tout le cycle de vie du collaborateur, du recrutement à l’offboarding, en passant par la gestion administrative.
Cette démarche permet un véritable gain de temps, permettant aux RH de se recentrer sur leur cœur de métier, à savoir : la gestion des métiers, des compétences et des collaborateurs. Cela est possible grâce au traitement des tâches, telles que la gestion des papiers et des documents liés à la paie.
Dans cet article, nous ferons le point sur les avantages et les étapes de la dématérialisation RH. Un processus vécu par Mikael JAOUANI, Directeur des Ressources Humaines chez EVERIAL qui vous partagera également son retour d’expérience sur la mise en place d’une plateforme de dématérialisation.
Comprendre la dématérialisation RH
La dématérialisation RH consiste à remplacer les procédures RH manuelles, souvent fastidieuses et sujettes à erreur, par des approches numériques innovantes.
Cela concerne par exemple la gestion des contrats et des bulletins de paie, le suivi des candidatures, la gestion des congés et absences, le préboarding, l’onboarding, l’offboarding des salariés, la communication interne, etc.
La numérisation des documents RH permet de les archiver dans un coffre numérique, garantissant ainsi la confidentialité et la sécurité des données. Avec la solution de dématérialisation du préboarding, la collecte de documents ne se fera plus par échange de mails, mais via un logiciel rapide qui automatise la collecte de tous les documents, s’assure de la complétude du dossier et range les documents suivant des workflows préalablement définis.
Les documents relatifs à la signature du contrat de travail ou des avenants peuvent être signés électroniquement, garantissant une conformité légale avec la loi sur la signature électronique. Le salarié fraîchement embauché recevra de son côté un mail automatique avec un lien lui permettant de téléverser les documents demandés, et de pouvoir les scanner via l’appareil photo de son téléphone. Ces derniers seront capturés, analysés et comparés pour vérifier que les informations sont correctes, à jour et cohérentes.
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Les avantages de la dématérialisation RH
Optimisation de la productivité
En moyenne, les entreprises utilisant des outils de dématérialisation RH constatent une augmentation de 20 à 30% de leur productivité. En réduisant le temps consacré à des tâches répétitives et chronophages, comme le suivi administratif du préboarding. La dématérialisation permet aux équipes RH de réaliser des économies de temps et de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée au sein de l’entreprise, comme l’accompagnement des talents ou encore la gestion des services de bien-être au travail.
Par exemple, le traitement des demandes de congés est simplifié, ce qui permet aux responsables RH de mieux gérer les flux d’informations et de se concentrer sur des aspects plus stratégiques de la gestion des ressources humaines. Autant de missions qui tiennent moins de la partie administrative et plus des rapports interpersonnels avec les salariés.
« Donc dans mon équipe, il y a des gestionnaires RH qui avaient énormément de travail sur l’administration du personnel. Le gain de temps sur cette partie administrative leur a permis de monter en compétences sur du conseil et du recrutement. Ces gestionnaires sont maintenant amenés à gérer des dossiers de A à Z, à suivre les procédures et à rencontrer les collaborateurs en entretien. »
Mikael JAOUANI, Directeur des Ressources Humaines chez EVERIAL
Amélioration de la satisfaction des employés
En facilitant et en simplifiant les démarches des salariés et l’accès à l’information, la dématérialisation RH contribue à améliorer l’administration des congés, des RTT, des absences, des demandes de formation, etc.
C’est encourageant d’un côté et l’information est centralisée pour fluidifier le suivi des collaborateurs tout au long de leur carrière.
Une étude montre que les entreprises ayant dématérialisé leurs processus administratifs RH voient une augmentation de 25 % de la satisfaction des employés.
Conformité accrue
Les systèmes numériques sont garants du respect des règles de conformité et de gestion des données personnelles. La dématérialisation garantit, par l’analyse automatique des éléments transmis, que les informations connues sur le salarié sont correctes et à jour. Les documents sont quant à eux centralisés et conservés selon les normes en vigueur : les accès sont limités et les délais de conservation sont gérés par l’outil. La distribution des documents aux collaborateurs se fait en toute sécurité conformément au règlement.
La dématérialisation des processus est donc un vrai atout pour une gestion numérisée, sécurisée et légalement conforme des données sensibles.
Réduction des coûts
Qui dit dématérialisation des processus, dit fin de la gestion des dossiers papier. En réduisant drastiquement les impressions, mais aussi les espaces de stockage ou méthodes d’archivage, la dématérialisation des processus permettrait de réduire les coûts de gestion documentaire de 50 à 70%. Ainsi, les documents clés seulement sont conservés et archivés sous format papier, le reste est archivé numériquement sur une GED ou un SAE, de manière électronique, selon les besoins.
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Quelles étapes pour mettre en œuvre la dématérialisation RH
1. Évaluation des besoins
La première étape pour dématérialiser les processus de dématérialisation RH vise à identifier et lister les besoins qui sont prioritaires, parce que chronophages et à faible valeur ajoutée. Les classiques seront par exemple la gestion du recrutement, des contrats ou le suivi des congés.
« J’ai réalisé une cartographie de l’ensemble des missions de mon équipe et moi-même en partant des fiches de poste de chacun. Après avoir listé ce que nous faisons tous les jours, j’ai divisé les informations en deux colonnes : d’un côté les tâches où l’humain me semble avoir une forte valeur ajoutée, et de l’autre celles où l’humain est moins indispensable, comme les tâches administratives. Ensuite, nous avons réfléchi pour trouver les outils qui nous permettraient d’améliorer notre performance sur ces tâches-là, pour les automatiser et se consacrer à autre chose. »
Mikael JAOUANI, Directeur des Ressources Humaines chez EVERIAL
2. Choix de la solution technologique
Le listing des processus à dématérialiser sera d’une aide précieuse pour cibler la solution de dématérialisation qui répond le plus précisément possible à l’ensemble de vos besoins et de ceux de l’entreprise. Elle devra vous permettre de dématérialiser les tâches ciblées, mais elle devra aussi pouvoir s’adapter à votre organisation, à la taille de votre entreprise, aux contraintes réglementaires de votre secteur d’activité et à votre gestion actuelle pour vous proposer une solution facile à mettre en œuvre.
3. Mise en place de la solution
Le déploiement d’un nouvel outil de dématérialisation qui changera vos habitudes de travail nécessite d’être planifié. Votre prestataire professionnel vous accompagnera pour le déploiement de l’outil, la formation des équipes RH et s’assurera de sa bonne intégration avec les autres outils en place (ERP, CRM).
4. Accompagnement au changement
L’intégration d’une nouvelle solution implique un temps d’adaptation et de formation pour vos équipes. Tout changement se prépare ! Communiquez à l’avance auprès de vos collaborateurs sur ce qui va changer et formez l’ensemble des utilisateurs pour assurer une adoption optimale à long terme.
5. Suivi et amélioration continue
Après quelques mois d’utilisation, vous pourrez commencer à mesurer les bénéfices obtenus et à analyser les éventuels dysfonctionnements récurrents pour ajuster les processus de dématérialisation, si nécessaire.
La sécurité et la conformité dans la dématérialisation RH
L’un des atouts majeurs de la dématérialisation des processus RH est sa capacité à sécuriser les données. Les métiers RH impliquent la gestion d’informations sensibles (éléments personnels, contrats, bulletins de salaire, etc.), il est donc essentiel de mettre en place des systèmes garantissant une protection maximale et une traçabilité en toute sécurité. La stratégie de dématérialisation protège des cyberattaques, des pertes de données, mais elle permet aussi de contrôler l’accès en interne.
La réglementation européenne sur la protection des données personnelles (RGPD) impose notamment des règles de collecte, de stockage, d’intégrité et de préservation.
Votre solution vous permet d’être en règle en cas de contrôle, tant pour la bonne conservation des éléments que pour leur suppression dans les délais imposés pour les employés sortants. Elle permet également de répondre aux obligations légales en matière de conservation et d’archivage électronique, en assurant la conformité des documents RH (bulletins de paie, contrats), archivés selon des méthodes électroniques certifiées.
« Dans la fonction RH, nous devons être irréprochables s’agissant de la conformité. Pour autant, on reste des humains et on peut se tromper. Donc la dématérialisation va nous permettre justement d’éviter ces erreurs. Nos outils vont par exemple nous permettre de fixer des règles pour gérer l’information, gérer les durées de conservation, gérer les accès, etc. »
Mikael JAOUANI, Directeur des Ressources Humaines chez EVERIAL
Les défis et solutions dans la dématérialisation RH
L’une des principales craintes annoncées par les entreprises est le manque de compatibilité, autrement dit si la solution choisie ne s’intègre pas pleinement aux systèmes existants, comme les ERP. Pour éviter ce problème, choisissez des options ouvertes et évolutives et demandez l’organisation d’une phase de tests avant le déploiement final.
La résistance au changement fait également partie des freins à la dématérialisation. Les équipes RH peuvent être réticentes à modifier leurs habitudes de travail, surtout dans les entreprises où la gestion papier est très ancrée. En mettant en place une communication claire sur les bénéfices de la solution de dématérialisation, comme la montée en compétences et la possibilité de se consacrer à des missions de gestion des ressources humaines au sens propre du métier, vous embarquerez plus facilement les équipes dans le projet. Mentionner les phases de formation et d’accompagnement prévues permettra également de rassurer les équipes et de garantir une adoption plus fluide.
Les enjeux de conformité réglementaire peuvent être complexes à gérer, par exemple lorsque les délais de conservation à respecter sont différents selon les documents. Vous pourrez avoir pleinement confiance en votre solution en travaillant avec un prestataire spécialisé en gestion documentaire, certifié et maîtrisant les exigences réglementaires.
« En dématérialisant des processus où j’avais pour habitude de communiquer directement avec les gens, je craignais la perte du face-à-face et des relations d’humain à humain.
Mais c’est finalement tout l’inverse.
Les collaborateurs n’ont pas besoin d’échanger pour poser des congés ou vérifier que leur salaire est arrivé. Tout ce temps de gagné, on peut le consacrer à des échanges sur des sujets importants, comme l’évolution des compétences et bien d’autres. »
Mikael JAOUANI, Directeur des Ressources Humaines chez EVERIAL
La dématérialisation des processus RH représente aujourd’hui un levier stratégique pour les entreprises souhaitant rester compétitives. Que ce soit pour les gains de productivité, la réduction des coûts, la satisfaction des collaborateurs ou la conformité réglementaire, les entreprises ont tout à y gagner, quelle que soit leur taille.
Pour en savoir plus, découvrez la solution EVERIAL dédiée à vos métiers