Faites de la facture électronique le tremplin vers la transition digitale de votre entreprise
Le 31 janvier dernier, L’entreprise du futur, qui fédère plus de 10 000 dirigeants d’entreprise, et Esker, éditeur de solutions de digitalisation pour les métiers de la finance, et partenaire d’Everial, accueillaient 50 DAF et DSI le temps d’une matinale sur la transition digitale des organisations. Avec en ligne de mire l’échéance du 1er juillet 2024 et le passage progressif aux factures électroniques. Comment faire de cette échéance réglementaire l’occasion de se lancer dans la transition digitale de ses processus métiers ? Comment embarquer ses équipes dans une ère où l’intelligence artificielle se met au service de la valorisation des collaborateurs ? Beaucoup de questions ont été soulevées et beaucoup d’attentes formulées. Clarifions ensemble les enjeux et opportunités liés à la dématérialisation des cycles clients-fournisseurs.
L’obligation au 1er juillet 2024 d’accepter les factures électroniques fournisseurs représentera le premier pas en direction d’une transition digitale pour beaucoup d’entreprises en France. S’il s’agit d’une évolution profonde des processus métier de la Direction administrative et financière, elle n’en implique pas moins la Direction des systèmes d’information, en tant que chef d’orchestre de la transition digitale de l’entreprise. Ainsi, la première opportunité liée au passage à la facturation électronique réside dans le rapprochement entre DAF et DSI. Comprendre le langage de l’autre, ses enjeux et ses objectifs, pour arriver à travailler main dans la main au service de la réussite de la dématérialisation des cycles clients-fournisseurs : une attente, teintée d’appréhension, maintes fois formulée par les DAF et DSI présents à la matinale.
Pour y parvenir, une démarche de conduite du changement est vivement recommandée, de l’état des lieux au choix des outils et leur déploiement, à leur prise en main par les collaborateurs concernés. Car le passage d’un service comptable, où le papier imposait son rythme, à l’automatisation des processus métier n’est pas sans risque. Risques dans la relation client-fournisseur mais aussi dans la relation de l’entreprise avec l’administration fiscale…
« L’accompagnement à la conduite du changement doit intervenir dès le début des réflexions menées avec l’entreprise sur sa transition digitale et tout au long du déploiement des solutions retenues. Cela implique une communication adaptée au sein de l’entreprise avec l’appui de la Direction Générale qui joue un rôle prépondérant pour la visibilité du projet auprès de tous les futurs utilisateurs de l’entreprise. La conduite du changement est une véritable stratégie à préparer en amont afin de prévoir une mise à l’échelle progressive des nouveaux services dans toute l’entreprise. Par exemple, un groupe peut choisir de réaliser la transition digitale d’une de ses entités avant un déploiement au sein de ses autres structures. Cela permet de créer des ambassadeurs dans l’entreprise afin de faciliter ensuite l’adoption auprès des autres structures du groupe. Une autre façon de procéder consiste à prévoir un déploiement par processus, en commençant par exemple d’abord par le traitement des factures, puis en étendant ensuite le périmètre au traitement des demandes d’achat. » Damien Panek, Business Developer chez Everial
AVEC LA TRANSITION DIGITALE, CE N’EST PAS TANT LA PERFORMANCE FINANCIERE QUI PRIME QUE LA PERFORMANCE SOCIETALE
La digitalisation des processus financiers, qui représentent la colonne vertébrale d’une entreprise, peut permettre d’instaurer de nouvelles habitudes de travail avec moins de silotage et plus de collaboratif transverse. Un message fort à envoyer aux autres métiers qui verront dans la digitalisation des processus un levier puissant pour faciliter la vie des collaborateurs, les rendre plus disponibles pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, gagner en fiabilité et en traçabilité, neutraliser les risques de non-conformité, recourir à des moyens de communication plus fluides entre les différents services mais aussi avec les partenaires, etc.
« Dans l’évolution de la relation DAF-DSI, il est nécessaire d’intégrer une 3e partie prenante, la DRH. Objectif : permettre d’associer les collaborateurs à ces changements dans un univers qui évolue en permanence et pour mieux lutter contre l’idée fausse que l’IA serait là pour remplacer l’Homme. C’est tout l’enjeu de la conduite du changement : accompagner les collaborateurs dans une autre façon de travailler pour produire plus de valeur-ajoutée et avoir la capacité de s’adapter à chaque nouvelle évolution technologique, sans craindre de ne plus être à la hauteur. Le plan de développement des compétences devient alors un élément déterminant de la réussite d’une transition digitale… dans la durée. Autre point essentiel qui survient avec la transition digitale : savoir faire parler les datas ! Il en va de la pérennité de l’entreprise, ni plus ni moins. Car l’analyse des données, générées par la digitalisation de processus métiers, permettra à l’entreprise de mieux fonctionner demain, en vue de rester compétitive mais aussi attractive aux yeux des jeunes générations. » Fabrice Faure, Channel Sales Manager chez Esker France.
L’intelligence artificielle prendra alors son sens véritable : aider à valoriser les collaborateurs en les libérant des tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Et c’est bien là tout l’enjeu exprimé par les entreprises présentes lors de la matinale : avec la transition digitale ce n’est pas tant la performance financière qui prime que la performance sociétale.
En effet, les nouvelles générations de collaborateurs sont plus sensibles à l’impact de leur entreprise sur la société. En 2024, pourra-t-on imaginer séduire des talents sans solutions digitales déployées dans l’entreprise pour abolir les tâches rébarbatives et répétitives ? Et pourra-t-on les retenir sans stratégie d’entreprise solide s’appuyant sur l’analyse des datas générées par la transition digitale ? Voilà quelques-uns des changements à venir dans la continuité de la mise en place de la facture électronique. Pour les relever avec sérénité, l’entreprise doit être accompagnée… dès maintenant.