GED, SAE ou les deux : nos conseils pour choisir votre solution

Lorsque les entreprises se penchent sur la question de la gestion des flux documentaires, et notamment de l’archivage, elles se retrouvent en face d’une diversité de solutions dont l’usage repose sur des besoins métier précis. Xavier Pralong, chef de produit et expert en la matière, décortique pour vous les différences fondamentales entre une GED (gestion électronique des documents) et un SAE (système d’archivage électronique) et les clés pour choisir la solution d’archivage électronique la plus adaptée à vos besoins.

Les logiciels de GED aujourd’hui proposées ont vocation à gérer des documents vivants et des archives courantes. Il s’agit donc de documents que l’on peut aisément consulter, modifier, dupliquer, partager, stocker, …

Dans un SAE, on ne trouve pas de documents vivants mais des archives à conserver sur le long terme, et pour lesquelles les entreprises attendent une valeur probatoire. En général, cette valeur probatoire est basée sur l’horodatage et des garanties d’intégrité, le tout incarné par un ensemble d’éléments de preuve délivrés par le SAE. Ces éléments probatoires sont fondamentalement inscrits dans la méthode de stockage d’un SAE. En outre, les archives ne peuvent pas être modifiées et toute action est enregistrée dans un fichier de suivi – dit de journalisation – scellé.

Il y a une dizaine d’années, l’intégration d’une GED ou d’un SAE était portée par les directions informatiques. Ces dernières achetaient bien souvent des produits très génériques et décorrélés des usages des directions métiers. Aujourd’hui, on observe une bien meilleure collaboration entre DSI et directions métiers, avec des choix portés sur des outils flexibles et agiles qui répondent aux besoins de l’un comme de l’autre.

Ceci explique pourquoi la GED a souvent été vue comme une application terminale dans laquelle on archivait les documents finaux ne devant plus être modifiés, c’est-à-dire le rôle du SAE. Les GED ont donc beaucoup évolué ces dernières années pour devenir non pas des applications terminales, mais ce qu’on appelle plutôt des hubs documentaires : des applications qui vont gérer des flux de documents tout en permettant de les modifier.

Les entreprises peuvent choisir entre la GED, le SAE ou les deux, en fonction de leurs besoins spécifiques. La différence entre GED et SAE réside principalement dans l’usage métier. Dans une même entreprise, certaines parties peuvent utiliser la GED pour stocker des documents comme les factures, tandis que d’autres auront besoin d’une solution SAE pour l’archivage à des fins de preuve et d’intégrité. Par exemple, une DAF peut avoir besoin de conserver ses contrats signés avec ses fournisseurs au sein d’un SAE, mais de stocker ses factures dans une GED. Le choix entre GED et SAE dépend du type de document, du niveau de preuve requis et des processus métiers à digitaliser.

Un logiciel SAE permet de garantir la lisibilité du document dans le temps tout en étant en mesure de délivrer un certain nombre de preuves et de certificats d’événements que ne délivrera jamais une GED. La notion de preuve est notamment utile en cas d’audit : l’ensemble des fichiers de preuves qui constituent l’archive pourra alors être récupéré dans le SAE.

Il y a par exemple la preuve de versement du document. La preuve d’intégrité du document depuis le moment où il a été versé. La journalisation du document, c’est-à-dire la preuve scellée de tout ce qui lui est arrivé (nombre de lectures, etc.). La preuve de la validité des signatures au moment du versement.

Dans le cas d’une copie fidèle (version numérique d’un document issue de sa numérisation fidèle), c’est sa conservation dans un SAE ainsi que celle des éléments de preuve de la fidélité, garantissant intégrité et traçabilité dans le temps, qui lui conférera le statut de copie fiable.

Ainsi, un service courrier qui numérise fidèlement les courriers entrants, et les conserve dans un SAE, garantit la valeur probatoire des versions numériques, lui permettant de détruire s’il le souhaite les originaux papiers.

Le premier enjeu, lorsque l’on souhaite installer une solution de GED ou un SAE dans une entreprise, est de mettre en place la reprise du fonds documentaire, c’est-à-dire de s’organiser pour récupérer toutes les données de l’entreprise ou du service concerné, quels que soient les formats, numériques ou physiques, puis d’arriver à les fédérer sur un plan de classement unique pour ensuite les stocker.

Les défis communs incluent la reprise du fonds documentaire, mais aussi la digitalisation des processus permettant leur automatisation et, in fine, l’amélioration de la productivité. Dans le cadre des RH, par exemple, l’automatisation peut concerner le recrutement, l’onboarding des collaborateurs, la paye, la vie du salarié…

Le SAE classique était historiquement dédié aux experts des métiers de l’archivage. Les droits d’accès sont normalement très contraints, très contrôlés, et le SAE soumis à des normes strictes (norme NF Z42-013 et certification NF 461).

Pour autant, et notamment avec l’évolution de la réglementation, il répond aux besoins de toutes les entreprises et de biens d’autres métiers.

Pour un usage plus souple, les services DRH, DAF, commerciaux, etc., ont tout intérêt à se diriger vers des solutions de GED ou de SAE ayant une approche métier et associant d’autres applications pour offrir plus de flexibilité dans la manière de définir les droits et les usages, tout en respectant toujours la loi et les règles d’archivage.

Les entreprises ont des besoins variés et propres à chaque service (achat, financier, RH, commercial, etc.). L’implantation de nouveaux outils tels qu’une GED ou un SAE implique parfois un bouleversement des processus et des habitudes. Pour que ces outils soient acceptés et pleinement utilisés, il est essentiel de mettre en place une stratégie d’accompagnement du changement, voire de formation, au sein des équipes. Cette stratégie doit également prendre en compte la complexité et la variété des besoins et des usages de chacun : l’accompagnement ne sera pas le même pour une entreprise qui intègre plusieurs GED (une pour chaque fonction métier) que pour une entreprise souhaitant simplement ajouter un SAE à ses outils existants.

Comme expliqué précédemment, l’implantation d’une GED ou d’un SAE soulève deux grands enjeux : la reprise du fonds documentaire et l’automatisation des processus dans une logique de productivité.

Ces étapes ouvrent de nouvelles opportunités en termes de digitalisation et de stockage. Il faut donc penser l’intégration d’une GED / d’un SAE à l’échelle de toute la transformation digitale afin de choisir un prestataire unique qui puisse répondre à tous les besoins périphériques, tels que les services de numérisation, le conseil en organisation d’archives, en stockage d’archives physiques, etc.