Avantages de la digitalisation comptable : comment transformer votre cabinet d’expertise-comptable de bout en bout
Améliorer la productivité de son cabinet, moderniser les pratiques, répondre mieux et plus vite aux attentes des clients, fiabiliser et sécuriser la collecte d’informations, réduire les coûts et les erreurs, voici la liste non exhaustive des bénéfices apportés par la transformation numérique des cabinets comptables. L’automatisation des processus comptables et de la gestion documentaire est un enjeu de taille pour les organisations. Avec les bons outils et le bon accompagnement, la transformation de votre entreprise aura toutes ses chances de réussir.
Qu’est-ce que la digitalisation comptable ?
Définition et contexte de la transformation numérique
La transformation numérique intervient dès lors qu’un cabinet de comptabilité réinvente ses processus métiers manuels et traditionnels grâce à l’implémentation d’alternatives digitales. Ces nouvelles technologies numériques inscrites au sein de l’entreprise simplifient la gestion des données et des flux financiers, et servent à créer de nouveaux processus commerciaux, de nouvelles expériences client, à se conformer aux réglementations en vigueur, à traiter les données à distance, etc.
Cette transformation, bien que simple dans son concept, exige une maîtrise des outils digitaux pour garantir une intégration efficace dans la profession. Elle permet également de répondre aux enjeux de digitalisation, de compétitivité et de conformité tout en optimisant la gestion des aspects liés à la finance.
Les outils et technologies phares pour la digitalisation des cabinets comptables
De multiples technologies existent pour optimiser l’automatisation des processus comptables et constituent une opportunité majeure pour la transformation de l’entreprise. On peut citer 3 principaux outils :
- Les logiciels de gestion documentaire – Ce sont eux qui permettent de collecter, centraliser et sécuriser l’ensemble des documents clients pour un traitement documentaire simplifié, à chaque étape. Alors que l’échéance de la généralisation de la facture électronique approche, les cabinets d’expertise-comptable peuvent déjà bénéficier de solutions de bout en bout pour digitaliser à 100 % leurs processus.
- L’IA, l’intelligence artificielle, et la reconnaissance optique de caractère (OCR) – Elles font partie des technologies qui permettent de détecter et d’automatiser la saisie des données comptables pour plus d’efficacité opérationnelle, notamment si l’on est en mesure de définir des règles systématiques. On va alors pouvoir, par exemple, traiter très rapidement des factures, quel que soit leur format. L’IA peut aussi permettre de repérer des manques, des erreurs ou des ressemblances et alerter l’expert-comptable sur un oubli ou un risque de fraude.
- Les outils de collaboration – Comme le cloud ou les assistants virtuels par exemple, les outils collaboratifs facilitent les échanges de documents entre les équipes internes et les clients, en plus d’apporter plus de réactivité et de services personnalisés. Disposer d’une plateforme dotée d’outils qui permettent de traiter la totalité des documents clients dans des délais plus courts améliore l’expérience et la satisfaction, non seulement des collaborateurs, mais aussi des clients.
Toutes ces technologies ont un objectif commun : valoriser les données et permettre, dans un second temps, de capitaliser sur ces dernières.
Les avantages de la digitalisation de bout en bout pour un cabinet d’expertise-comptable
Optimisation de la gestion des documents et informations
Une solution digitale pour cabinet comptable va, peu importe la source ou le format des documents, automatiser la collecte et la centralisation de ces derniers au cœur de votre écosystème. L’accès et le partage des informations clients ainsi que celles issues des logiciels métiers sont facilités. La digitalisation des processus limite aussi les risques d’erreurs de saisie et de pertes de données. On note d’ailleurs + 50 % de précision dans la saisie des données fiscales et financières. L’accès aux informations est instantané et en temps réel, pour des prises de décisions facilitées.
Automatisation des processus chronophages
Automatiser les tâches répétitives libère les collaborateurs de processus chronophages. À l’origine, les experts-comptables devaient collecter et saisir eux-mêmes les données financières de l’entreprise, une tâche conséquente et laborieuse. Aujourd’hui, avec la mise en place d’une solution digitale pour cabinet comptable, tout est automatisé. Les experts-comptables profitent d’un gain de temps considérable. Ils peuvent élargir leur champ d’action et se consacrer à des activités plus proches de leur cœur de métier, plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
Cette tendance est confirmée par la firme McKinsey selon qui « l’automatisation des processus comptables peut réduire les temps de traitement jusqu’à 30 % ». La productivité des collaborateurs augmente donc sensiblement, pour plus de compétitivité et un service client de haute qualité. Ils vont se concentrer sur des domaines essentiels tels que la stratégie, l’acquisition de clients, le conseil et l’amélioration de l’expérience client.
Sécurisation et conformité des données
Enjeux stratégiques et inévitables pour les entreprises, la sécurisation des données et la gestion des risques poussent les organisations à mettre en place des mesures solides pour protéger les informations récoltées. Pourtant, l’évolution constante des régulations et des normes complique parfois les choses pour rester en conformité.
En adoptant la digitalisation des processus comptables, l’entreprise s’offre la garantie de protéger ses données tout en restant conforme aux obligations légales. L’authenticité, la pérennité et l’intégrité des documents sont aussi assurées avec un accès limité et sécurisé aux données.
Amélioration de la collaboration interne et externe
Diversifier leur savoir-faire, développer leurs compétences, et lier une véritable relation de conseil et d’accompagnement avec leurs clients, voilà ce que vont pouvoir accomplir les experts-comptables dont l’entreprise est dotée d’une solution digitale. Une formation adaptée permet d’exploiter pleinement ces outils et facilite leur adaptation aux évolutions technologiques. Une étude de Xerox l’assure, « 45 % des entreprises ayant adopté des solutions collaboratives digitales voient une amélioration de la communication et de la collaboration avec leurs clients ».
La transformation numérique des cabinets comptables offre la possibilité de mieux gérer les flux de travail grâce à des outils de communication interne, d’automatisation et collaboratifs. Cela simplifie énormément la vie en entreprise et donne l’opportunité aux collaborateurs de renforcer leur rôle auprès des clients, à la fois pour conseiller, mieux cerner les besoins, et identifier certains problèmes dans le cadre de leurs missions.
Réduction des coûts et accroissement de la rentabilité
La méthode de la digitalisation comptable permet de diminuer l’archivage et la manipulation des documents papier ainsi que l’intervention humaine et le risque d’erreurs parfois coûteuses. Chaque opération dématérialisée (édition de bulletin de paie, traitement des factures, signature électronique, etc.) équivaut à une économie en termes de coûts administratifs et de diminution du traitement, du classement et de l’émission des supports papier. Une meilleure manipulation des documents et plus de souplesse dans la génération, la transmission et l’analyse des données peuvent aussi donner lieu à une réduction des tarifs opérationnels et des coûts d’exploitation.
Une autre étude, partagée par Accenture, rapporte que « les cabinets digitalisés peuvent enregistrer une réduction des coûts de fonctionnement de 20 % ». Même si la transformation numérique des cabinets comptables implique souvent des investissements de départ, à la fois financiers et culturels, elle peut générer sur le long terme des économies substantielles. Prendre le virage de la digitalisation aura un impact positif sur la croissance de l’organisation, son image et sa réputation, de quoi fidéliser ses clients et attirer les talents.
Comment choisir la bonne solution de digitalisation pour son cabinet comptable ?
Identifier les besoins spécifiques de votre cabinet
Assurer la réussite de la transition digitale de son entreprise nécessite de faire le point sur ses besoins. C’est ainsi que la solution sera ensuite la plus adaptée et la plus bénéfique. On peut par exemple se demander :
- Quelles sont les tâches les plus chronophages au quotidien ?
- Quels processus faudrait-il automatiser pour gagner en temps et en productivité ?
- Quelle est la place de la gestion documentaire dans votre activité ?
- Comment la rendre plus efficiente ?
Les critères à prendre en compte pour choisir une solution de digitalisation
- La simplicité d’utilisation – Un outil trop complexe sera rapidement abandonné. Une solution efficace est une solution que les collaborateurs vont prendre en main de manière intuitive et quasi immédiate. Celle-ci sait aussi s’adapter aux workflows et à l’écosystème du cabinet pour une meilleure adhésion des équipes.
- La sécurité des données – Privilégiez des solutions qui offrent un haut niveau de protection des informations. À l’ère numérique, la protection des données de l’entreprise et des clients est prioritaire, en termes de sécurité et de réputation. L’implémentation d’une solution digitale garantira ce niveau de sécurité et de conformité.
- L’évolutivité – Assurez-vous que la solution pourra évoluer avec votre cabinet à mesure que votre activité croît. Tournez-vous vers un outil agile et évolutif, capable de s’adapter aux changements de votre entreprise, et ainsi d’optimiser sa croissance et son développement.
Face à l’évolution des attentes clients et aux exigences réglementaires, un cabinet comptable digitalisé se positionne non seulement comme un acteur innovant mais aussi plus efficace et rentable.