La transformation digitale des RH : un coup de boost pour l’agilité et l’efficacité des processus
Les nouveaux outils numériques bouleversent le monde du travail. Dans le secteur des Ressources Humaines, leur intégration transforme le rôle des professionnels et offre de nouvelles opportunités. C’est ce que l’on nomme la transformation digitale des RH. Gain de temps, amélioration de la qualité de vie professionnelle, évolution des compétences, optimisation des processus RH… Autant d’avantages qui conduisent de nombreuses entreprises, de la PME au grand groupe, à se tourner vers la digitalisation pour gagner en agilité et en efficacité.
Ensemble, découvrons ces nouvelles pratiques, leurs enjeux et leurs défis, mais aussi les étapes pour les mettre en place au sein de votre entreprise.
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Pourquoi la transformation digitale des RH devient si importante ?
Lorsque l’on évoque la transformation digitale des RH, on pense le plus souvent à la dématérialisation des documents et aux procédés de numérisation. Finie la paperasse, place à des données accessibles en ligne. Avec les fiches de paie, les contrats de travail et autres dossiers du personnel sont centralisés sur des plateformes dédiées et la digitalisation répond à l’évolution des attentes des employés. Elle permet de travailler au quotidien avec des processus plus fluides et plus modernes qui garantissent un meilleur accompagnement de chaque collaborateur.
À une époque où la gestion des talents est un enjeu majeur pour les entreprises, la digitalisation RH s’avère également une réponse pour mieux recruter et gérer de manière optimale les talents. S’appuyer sur un environnement global permet de renforcer l’attractivité des entreprises et de répondre au renouvellement des compétences. Dans le même temps, les outils digitaux offrent une agilité et une réactivité inédites face aux changements des modes de travail (télétravail, flex office, travail hybride, etc.) et à l’évolution de la réglementation, notamment en ce qui concerne le RGPD.
Les enjeux et défis de la transformation digitale des RH
Des enjeux stratégiques
La dématérialisation des documents réduit inévitablement la dépendance au papier. Pour les entreprises, c’est un moyen de réaliser des économies sur les frais d’impression, de stockage ou de destruction des documents RH. On estime que cela permet de réduire les coûts liés à la gestion des documents de 50 à 70 %.
En dématérialisant et en automatisant les données, le personnel RH se déleste facilement des tâches administratives répétitives et chronophages (paie, gestion des absences, etc.). À l’inverse, il se dégage du temps pour se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée et de renforcer l’efficacité de l’organisation. À la clé, ce serait un gain de productivité allant jusqu’à 30 % !
Cette digitalisation RH est aussi une réponse aux besoins des entreprises pour attirer, évaluer et recruter des talents, notamment les jeunes générations particulièrement sensibles aux environnements digitaux. Elle s’inscrit dans une démarche d’acquisition de talents, un élément aujourd’hui indispensable pour faire face à la concurrence et favoriser la croissance et l’innovation d’une entreprise. Cette approche nécessite une conduite du changement efficace pour assurer une adoption réussie des outils numériques.
Des défis opérationnels
La transformation digitale RH fait évoluer les métiers, les organisations et les modes de travail. Pour les équipes, cela peut être un changement important qui suscite des interrogations, des réticences, voire des peurs. L’un des défis majeurs est de lever les résistances à cette évolution des collaborateurs afin qu’ils puissent s’épanouir dans leur nouvel environnement de travail. Les outils digitaux permettent de faciliter cette transition en simplifiant les processus et en assurant un accompagnement plus personnalisé des collaborateurs dans leur métier.
Évidemment, qui dit transformation digitale dit nouveaux outils ou logiciels à intégrer avec les systèmes RH existants, à l’image des ERP (Entreprise Resource Planning) qui permettent de centraliser toutes les informations relatives aux employés. Dans tous les cas, qu’importe la solution RH retenue, celle-ci doit impérativement s’adapter aux besoins de l’entreprise. Chaque application doit donc être choisie en fonction des spécificités organisationnelles pour garantir son efficacité.
Face à la dématérialisation des informations sur le cloud, de nouvelles exigences réglementaires se font jour pour protéger les données et lutter contre la cybersécurité. Pour les entreprises, des mesures techniques et organisationnelles doivent être mises en place pour sécuriser les données.
Les risques et la gestion des données RH
Si la transformation digitale est mal gérée, elle peut entraîner directement des risques de non-conformité au RGPD. En tant que gardien de la confiance entre les entreprises et les usagers, le RGPG impose en effet des règles strictes pour garantir la bonne gestion des données personnelles. Il convient donc de procéder par étape dans sa mise en conformité pour éviter tous risques financiers et opérationnels ou tous risques pouvant nuire à la réputation de l’entreprise.
Dans le même temps, la sécurité des données RH doit être renforcée pour faire face aux risques de cybersécurité, les RH étant particulièrement visés par les pirates en quête d’informations touchant à la vie professionnelle et personnelle des collaborateurs (adresse, diplômes, salaire, santé, compte bancaire, etc.).
Comment Everial peut accompagner la transformation digitale de vos RH ?
Pour répondre aux besoins des équipes RH et les accompagner dans la digitalisation et l’optimisation de leurs processus, EVERIAL a développé des solutions intelligentes qui s’adaptent aux besoins des entreprises : de la gestion des candidatures (prébording) à l’offboarding, le parcours des salariés est automatisé de bout en bout et l’ensemble des dossiers est dématérialisé.
L’archivage est également sécurisé via des coffres-forts numériques pour garantir la conformité légale et la sécurité des données sensibles de l’entreprise et des salariés.
Pour les employés, les solutions RH d’EVERIAL permettent la collecte et le traitement stratégique des informations, la gestion simplifiée des documents tout au long de la vie du salarié (contrats, avenants, formations, attestation de travail, etc.) et le renforcement de la communication entre les collaborateurs.
EVERIAL s’attache également à proposer un accompagnement personnalisé depuis l’intégration de la solution RH de manière fluide jusqu’à la mise en place d’un support client réactif adapté à tous types de difficultés.
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Impact de la transformation digitale sur les pratiques RH
Le recrutement et la gestion des talents
Les solutions RH, comme celle d’EVERIAL, simplifient et accélèrent le processus de recrutement. Elles proposent un panel d’outils qui aident à sélectionner de nouveaux talents. Plateforme de recrutement en ligne, logiciel de présélection des CV des candidats via l’Intelligence Artificielle pour trier les informations fournies… Autant d’innovations digitales qui permettent un suivi des talents dès les premiers échanges, et qui peuvent ensuite être complétées et par d’autres outils favorisant une gestion fluide du parcours de chaque collaborateur.
L’expérience employé et l’engagement
Pour les employés, les outils numériques garantissent un accès simplifié et immédiat à leurs documents. En temps réel, chacun peut suivre ses demandes (congés, absences, formation, etc.) et profiter d’un espace de travail collaboratif avec partage d’un planning et de documents internes. L’interface de l’espace de travail peut également être personnalisée en fonction du rôle, du niveau hiérarchique et des préférences de l’employé. Cette optimisation de l’expérience salarié favorise la satisfaction et le sentiment d’appartenance à l’entreprise. In fine, c’est un moyen de fidéliser les talents.
Les stratégies pour réussir la transformation digitale des RH
La planification et le pilotage du changement
Pour réussir la transformation digitale des services RH, il convient d’adopter une véritable stratégie de changement qui s’appuie sur un diagnostic détaillé des processus RH existants. Le but ? Avoir une vision globale permettant de savoir d’où l’on part et où l’on souhaite aller. Ensuite, il est indispensable de s’appuyer sur un plan de déploiement clair et structuré, et sur un plan de communication qui pointe les bénéfices attendus pour l’entreprise et les employés.
Une fois les outils et les technologies intégrés, il est également important de mesurer sa transformation digitale RH à travers des indicateurs clés (via des tableaux de bord et des rapports) qui répondent à des objectifs clairs. Réduction du taux d’erreur, diminution des coûts de maintenance, vitesse d’exécution, heures de travail économisées, satisfaction et rétention des employés, nombre de projets pilotés, etc. Ces indicateurs permettent d’évaluer l’adoption, optimiser la pertinence et l’efficacité des outils déployés, et d’anticiper les ajustements nécessaires pour garantir une adoption réussie des nouvelles pratiques.
Les technologies et outils clés
Parmi les outils les plus connus de la digitalisation RH, impossible de faire l’impasse sur les Systèmes d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH). Pratiques et évolutifs, ces logiciels permettent de dématérialiser et centraliser toutes les informations et données nécessaires au bon fonctionnement des ressources humaines. Suivant les besoins de l’entreprise, il est possible d’activer uniquement un ou deux modules sur la multitude d’options que le SIRH propose.
Impossible également de ne pas évoquer l’Intelligence Artificielle et son rôle crucial dans la transformation numérique des services RH. Celle-ci permet d’automatiser les tâches répétitives, d’analyser des données complexes et de fournir des recommandations.
Chez EVERIAL, toutes les solutions RH s’appuient sur une automatisation intelligente. De la collecte au traitement des informations, que ce soit en ce qui concerne la gestion du temps, la gestion de la paie ou la gestion des talents, l’automatisation permet de maintenir une cohérence et d’améliorer l’efficacité des processus RH sur la durée.
La formation et l’accompagnement des équipes
S’il est important d’impliquer l’ensemble des collaborateurs en amont du déploiement d’un dispositif digital RH, il est également indispensable de proposer des programmes de formation continue. Cela permet aux collaborateurs de se familiariser avec les nouveaux outils et les dernières technologies, mais aussi d’adopter plus rapidement de nouveaux réflexes.
À terme, la montée en compétences des employés sur les outils digitaux RH évite les résistances liées à l’évolution en cours, assure une transition en douceur et garantit une utilisation optimale des outils RH mis à disposition. Il est cependant indispensable de mettre en action des programmes de formation (sur place ou à distance) adaptés à chacune des parties prenantes du projet de changement.
Aujourd’hui, le digital s’est glissé partout dans le monde du travail et il est devenu un impératif stratégique pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives. La transformation digitale des RH est souvent perçue comme un levier clé pour améliorer l’efficacité et la réactivité des équipes. Pour réussir votre transformation digitale RH, vous pouvez vous appuyer sur les solutions RH EVERIAL et sur l’accompagnement personnalisé qui en découle. À la clé, vous avez l’assurance d’ancrer durablement le changement dans votre entreprise via des processus RH performants.