Numérisation fidèle : quels apports pour votre entreprise ?
Faut-il tout dématérialiser et dire adieu aux archives papier ? Face aux risques qui planent sur la sécurité des données et face aux exigences légales, de nombreuses entreprises sautent le pas de la numérisation, et avec elle, de la numérisation fidèle. Maillon au sein du processus de digitalisation, la numérisation fidèle garantit une reproduction à l’identique et à long terme des documents papier, tout en conservant la valeur juridique des originaux. Mais comment s’assurer de la fidélité de la copie numérique ? Faut-il conserver les documents papier ? On vous explique tout !
Quel est le rôle de la numérisation fidèle ?
Garantir l’exactitude et la valeur de preuve des documents
La numérisation fidèle va au-delà de la simple transformation d’un document physique en format numérique. Grâce aux spécificités et exigences des normes NF Z42-026 et NF Z42-013, elle garantit la préservation à long terme des informations et assure ainsi que le patrimoine informationnel de l’entreprise reste authentique et accessible de manière sécurisée.
Sécuriser le processus grâce à la convention de numérisation
La convention de numérisation, qui acte l’engagement entre le propriétaire des documents et le prestataire, encadre l’ensemble du processus de numérisation fidèle et formalise les modalités de la prestation. Elle détermine les contours de la mission et la méthodologie à appliquer, définit les spécifications techniques, acte les responsabilités et les devoirs de chacune des parties, prévoit le format des livrables (résultat final de la numérisation), assure la confidentialité des données et encadre le contrôle de qualité, tout en fixant la durée de la prestation.
Numérisation fidèle : qu’est-ce qu’on y gagne ?
Une fois qu’on a connaissance des enjeux liés à la numérisation fidèle, il est plus facile d’en comprendre les bénéfices, tels qu’optimiser les fonds documentaires en réduisant les volumes de papier, s’assurer de la valeur légale des documents, tout en contribuant à une gestion responsable des données et en renforçant l’engagement de l’entreprise en matière de responsabilité environnementale et sociétale.
Enjeu n°1 : maîtriser la chaîne de numérisation fidèle
La norme NF Z42-026 établit l’ensemble des spécificités et conditions techniques requises liées au processus de numérisation des documents papier (collecte des documents, contrôle qualité, etc.). Elle apporte les garanties concernant la sécurité de l’information tout au long du processus jusqu’à la création d’une copie fidèle, avec des règles d’intégrité (empreinte électronique, horodatage), de traçabilité, et de validation.
L’accompagnement d’un expert de la numérisation facilite et simplifie cette maîtrise de la chaîne de numérisation.
Enjeu n°2 : autoriser la destruction les documents originaux
On le sait, les archives prennent de la place et les cartons qui s’accumulent sont parfois maltraités. Avec la numérisation fidèle, Il est préconisé de conserver les copies numériques dans un Système d’Archivage Electronique car une fois versées dans le SAE, les copies fidèles deviennent ce qu’on appelle des copies fiables. La valeur probatoire de la version numérique est ainsi garantie. La mise en œuvre d’un dispositif de numérisation fidèle, doublée d’une conservation dans un SAE à vocation probatoire, répond aux exigences du RGPD et permet de détruire, si on le souhaite, les documents et les données personnelles en toute sécurité.
Enjeu n°3 : répondre aux objectifs RSE de l’entreprise
La numérisation fidèle s’inscrit dans la démarche RSE des entreprises puisqu’elle participe au processus de digitalisation et par définition, à la transition vers le zéro papier, améliorant ainsi le bilan carbone de l’entreprise pour plus de sobriété.
Le choix de la numérisation fidèle : bien amorcer son projet ?
Avant de lancer un projet de numérisation fidèle, il est indispensable d’identifier les enjeux et les risques liés à chaque typologie de document. Les entreprises peuvent donc tirer parti de l’expertise de professionnels pour mettre en œuvre des solutions adaptées à leurs besoins spécifiques.
Avant même de parler des étapes du processus de numérisation fidèle, il est important de se poser les bonnes questions, par exemple :
- Pour quelles raisons souhaite-t-on numériser ? Rapidité d’accès, fréquence de consultation, fiabilité et sécurité de l’information recherchée, réduction des volumes papier ?
- Quelle nature de documents souhaitons-nous numériser ? Il peut s’agir soit d’un ensemble d’archives papier clairement répertoriées, soit de flux continus tels que le courrier entrant pour lequel les documents ne sont pas nécessairement inventoriés.
- Quel est le volume de documents à numériser ? Lorsqu’il s’agit d’une numérisation de fonds, cela peut devenir très coûteux, il est parfois judicieux d’effectuer un tri en amont pour ne numériser que les documents nécessaires.
Lorsque vous faites le choix de l’externalisation proposée par Everial, certifié NF 544, vous êtes accompagnés tout au long de votre projet.
Nous sommes, en effet, en capacité de vous accompagner dans toutes les étapes clés de votre projet de numérisation fidèle.
Depuis la définition de votre stratégie, notre expertise en qualité de conseil permet de faire les bons choix de documents à dématérialiser selon une analyse croisée de vos besoins métier et vos enjeux réglementaires couplée avec une approche ROIste souvent décisive dans l’aide au choix.
Sur le volet opérationnel, nous vous accompagnons dans la compréhension et la détermination des étapes clés définies dans la convention de numérisation, afin de bien délimiter les rôles et responsabilités de chacun, en conformité avec les exigences de la norme.
Cette approche permet la maitrise globale du projet sur les différents axes stratégiques de mise en œuvre.
Émilie Angaramo, Directrice avant-vente et conseil chez Everial
La numérisation fidèle émerge comme une stratégie incontournable pour les entreprises cherchant à valoriser et à protéger leurs documents et données. Au-delà de la simple transformation numérique, elle offre une perspective holistique, préservant l’intégrité des données tout en permettant une utilisation stratégique.
Les entreprises qui adoptent ces pratiques sont mieux armées pour affronter les défis de l’ère numérique, où la gestion efficace des informations est synonyme de succès durable.