PME : et si vos archives pouvaient vous rapporter gros ?
Factures, documents clients, notes de frais, contrats RH… Dans votre entreprise, c’est une accumulation de papiers rimant avec perte d’argent, de temps et d’énergie pour vos équipes. Pourtant, saviez-vous que les archives papiers peuvent être valorisées et vous permettre de développer votre activité sereinement ? Une bonne gestion de l’archivage physique, c’est que du plus pour votre business !
Plus d’espace pour développer votre activité
Votre équipe grandit et vous cherchez de l’espace pour accueillir vos nouveaux collaborateurs. Vous devez acquérir une nouvelle imprimante, mais vous ne voyez pas où l’installer par manque de place… Et si cet espace si précieux se trouvait sous vos yeux ? Là, dans tous ces m2 utilisés par des armoires ou étagères de rangement dans lesquels s’entassent les documents peu voire plus du tout consultés. En externalisant vos archives, vous récupérez cet espace perdu pour le consacrer à votre activité. L’occasion de rentabiliser un m2 souvent très cher !
Plus de temps à consacrer à votre métier
Épuisé de passer 3 heures à chercher une facture qui date ou à tenter de retrouver un dossier client fermé depuis plusieurs années ? La personne en charge de la gestion des archives est absente ou pire aucun collaborateur n’a été missionné pour gérer les documents archivés ? Dans tous les cas, une chose est sûre, en passant du temps à rechercher une archive, vos équipes ne se consacrent pas à des missions à plus forte valeur ajoutée. Faire appel à un prestataire dédié à la gestion de vos archives, c’est, dès la prise en charge, la garantie d’obtenir un classement uniformisé des documents en vue d’y accéder. Ainsi, suivre l’inventaire, identifier les archives en cours de consultation et par quel service, établir une demande de consultation et réceptionner le dossier à J+1… tout devient beaucoup plus simple, fluide et rapide.
Plus de sécurité pour garantir l’intégrité de vos archives
Rien de plus pénible que de mettre, enfin, la main sur un document archivé et de se rendre compte qu’il est devenu illisible en raison de mauvaises conditions de conservation. C’est le risque quand vos archives ont été entassées dans une pièce en sous-sol où règne l’humidité… et les rongeurs ! Et même sur étagère, derrière votre bureau, comment être sûr de les protéger d’une inondation ou d’un incendie, voire d’un acte de malveillance ? Dans vos locaux ou dans un box loué spécialement, vos documents archivés courent plus de risque que chez un prestataire spécialisé qui a pour obligation contractuelle de mettre en sécurité les archives de ses entreprises-clientes afin d’en préserver l’intégrité physique. Lui confier les vôtres, c’est du stress en moins pour vous !
Plus de conformité, moins de nuits blanches !
Comment être sûr que les dossiers archivés, dont la durée légale de conservation est arrivée à échéance, ont bien été détruits ? Entre vos règles métiers et le RGPD, vous ne savez plus sur quel pied danser… Le non-respect de la conformité, voilà un risque supplémentaire qui vous fait passer des nuits blanches ! Là encore, c’est le métier du tiers-archiveur que de vous garantir une conservation conforme. La plupart propose des prestations de destructions et de rappel quand une échéance se profile à l’horizon et cela au profit d’un quotidien plus serein.
Conclusion, confier la conservation et la gestion de ses archives à un prestataire, c’est réaliser de vraies économies en gagnant de l’espace, du temps…et retrouver plus de tranquillité ! Pourquoi, alors, les PME ne se ruent-elles pas sur ce service ? Parce qu’on sait combien il peut être décourageant de s’emparer d’un tel sujet quand on a la tête dans le guidon et pas le début d’une réponse sur la façon de s’y prendre.
La plus-value d’un prestataire d’archivage, avant tous les autres avantages que l’on vient de passer en revue, c’est de vous proposer un accompagnement complet, qui répond autant à vos besoins qu’à vos contraintes, dans le but de vous faciliter la vie. Vous voyez, vous avez tout à gagner à externaliser vos archives !