Pourquoi dématérialiser le courrier entrant ?
La dématérialisation du courrier entrant est la solution pour un traitement plus fluide, plus rapide et plus fiable des flux documentaires arrivant quotidiennement dans une entreprise. Et ce, quel que soit le canal emprunté : courrier papier, pièce jointe d’email, formulaire d’un site portail, documents transmis via une application… Ce processus d’automatisation du tri, de l’indexation et de la distribution du courrier aux services concernés permet de réduire les coûts de gestion et de garantir la traçabilité du courrier.
Dématérialisation : faciliter et automatiser la gestion du courrier entrant
La gestion du courrier entrant peut s’avérer complexe lorsque les flux de documents arrivent aussi bien par voie digitale que postale. Le processus consiste à trier l’ensemble de ces documents et à numériser les courriers papier afin que les données puissent être traitées et redistribuées aux services concernés. Toutes ces étapes sont extrêmement chronophages et l’externalisation de la dématérialisation du courrier entrant permet d’automatiser ce processus pour en réduire les coûts de gestion trop élevés. Cela permet aussi de s’adapter aux formes d’organisation complexes – multisites, télétravail, déplacements fréquents, etc. – en fournissant un point d’accès unique à l’ensemble des courriers : factures fournisseurs, courriers clients, correspondances RH, etc.
Les étapes de la gestion du courrier entrant
Réception du courrier entrant et numérisation des documents papiers
La première étape de la dématérialisation du courrier entrant consiste à réceptionner et centraliser les flux entrants (courrier, email, appli, etc.) puis numériser les documents papiers, peu importe le volume réceptionné. La chaîne de production allant de la réception jusqu’à l’archivage peut être externalisée ou réalisée sur site. Dans ce dernier cas, une équipe et l’ensemble du processus de traitement sont installés dans l’entreprise par le prestataire pour gérer le traitement directement dans l’entreprise.
Tri automatique du courrier entrant
La Reconnaissance Automatique des Documents (RAD) permet ensuite d’analyser les courriers entrants et déterminer pour chacun s’il s’agit d’un justificatif, d’une facture, d’un RIB, d’une déclaration d’accident, d’une feuille de soins, d’un dossier bancaire, etc. Cette reconnaissance permet de traiter les documents par typologie selon les règles de gestion définies. Les solutions les plus innovantes augmentent leur performance de reconnaissance en associant des technologies de LAD/RAD récentes à l’intelligence artificielle. Ainsi, tous les flux sont triés et affilier automatiquement à leurs flux métiers dès réception, sans passer par une étape de tri manuel préalable.
En parallèle, une équipe reste disponible pour traiter les documents rejetés, comme des documents manuscrits ou abîmés qui ne peuvent être reconnus automatiquement par une IA. On parle alors de vidéotypage pour identifier les documents manuellement, et de vidéocodage pour saisir manuellement les données. Ces services permettent d’éviter une rupture dans la prise en charge de l’ensemble des flux entrants, que ce soit par le biais d’une IA ou d’un humain.
Extraction et vérification des données
Une fois les courriers réceptionnés, numérisés et triés par typologie, la technologie de Lecture Automatique des Documents (LAD) va permettre de lire et d’extraire automatiquement des données ciblées selon les référentiels et des règles métiers prédéfinies, propres à l’activité. Une solution performante et associée à l’IA, est aussi capable de comparer les données entre elles pour s’assurer, par exemple, qu’il s’agit bien du même nom et de la même adresse entre deux documents officiels, tels qu’une carte nationale d’identité (CNI) et un justificatif de domicile. Ce procédé permet de valider la cohérence et la conformité des informations clients et de répondre aux exigences réglementaires du KYC.
Transmission du courrier au service concerné via la GED
L’automatisation du tri et l’application des règles de traitement selon les processus métiers vont permettre de transmettre des données structurées et vérifiées aux différents métiers de l’entreprise, via son outil de gestion électronique de documents (GED) ou celle de son prestataire, son Système d’Information (SI) ou son application métier. Cette dernière étape assure une circulation fluide des données dans l’entreprise, entre tous les collaborateurs, pour répondre efficacement aux demandes des clients.
Les bénéfices de la dématérialisation du courrier entrant
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Gagner en productivité et en rentabilité
La dématérialisation et l’externalisation du courrier entrant permet à tous les services d’une entreprise de se concentrer sur leur cœur de métier et sur des tâches à fortes valeurs ajoutées. Les flux sont centralisés et les données facilement accessibles, sans délai, permettant aux métiers de traiter plus rapidement les demandes et, in fine, de gagner en rentabilité.
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Réduire les coûts de traitement
L’utilisation de technologies innovantes d’automatisation pour la dématérialisation des courriers entrants permet de réduire les coûts de traitement en supprimant des tâches manuelles, tandis que l’externalisation permet de passer d’un coût fixe à un coût variable, adaptés aux variations de flux de l’entreprise.
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Tenir ses engagements contractuels
En bénéficiant d’un service de traitement dématérialisé du courrier entrant, les entreprises assurent une circulation organisée et structurée des données. Le risque qu’un courrier important se perde ou atteigne le mauvais service est écarté. Plus important encore, la gestion automatisée et dématérialisée garantit la prise en charge du courrier quel que soit le volume reçu, et donc le respect des délais de traitements imposés dans le cadre de la contractualisation clients. C’est le cas par exemple pour un service d’assurance engagé à répondre dans les 24 heures suivant un sinistre. Les métiers ont accès à toutes les données dans le délai imparti et ont le temps d’honorer leurs engagements, pour plus de satisfaction client.
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Respecter le RGPD
Le traitement du courrier entrant va de pair avec le traitement de données personnelles sensibles soumises à des exigences réglementaires propres à chaque activité. L’externalisation de la gestion du courrier entrant permet de s’appuyer sur des prestataires maitrisant les bonnes pratiques. Vous obtenez une traçabilité des documents de bout en bout et décidez des données qui ne doivent pas persister pour respecter le RGPD, notamment lors de la numérisation. Pour les données sensibles archivées physiquement, votre partenaire vous apporte la garantie que les documents sont protégés, sécurisés et que les délais légaux de conservation sont respectés.
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Assurer la continuité de l’activité de l’entreprise
La Covid-19 en est un parfait exemple, il y aura toujours des événements imprévus pouvant empêcher la bonne marche de l’activité, et dans le cas présent, de la gestion du courrier. Grèves, arrêts maladie, , sinistres en tous genres, défaillance technique ou humaine, le risque de ne pas pouvoir assurer la transmission de l’ensemble des courriers est toujours présent. La dématérialisation des flux entrants et sa prise en charge par un tiers permet non seulement d’absorber les pics d’activité mais également de garantir la continuité de service en cas d’événements majeurs imprévus.