SAE – Système d’archivage électronique : définition, avantages, mise en place.

Différence entre la GED et le SAE

Définition de la GED

Une GED est une solution de gestion électronique des documents. Elle permet d’optimiser la gestion des flux documentaires (quelle que soit leur origine) et de proposer une solution d’archivage numérique des documents vivants aux différents services des entreprises. Au quotidien, l’accès à l’information est ainsi facilité grâce à la centralisation de tous les documents, qu’ils arrivent par voie digitale ou postale. La GED permet alors aux métiers d’être plus productifs et réactifs en accédant facilement aux informations recherchées, en partageant rapidement des données, en faisant signer électroniquement des documents, etc.

Points de comparaison : GED vs SAE

• Stockage et structuration des données

La GED va davantage permettre de stocker dans le but de centraliser les documents et les données et de concevoir des workflows bien structurés selon les logiques des métiers de l’entreprise. Le SAE va quant à lui permettre de stocker dans le but d’archiver de manière définitive, maitrisée et sécurisée, tout en permettant lui aussi de mettre en place des règles de structuration personnalisées.

• Accessibilité et gestion des documents

Dans une GED comme dans un SAE, des règles d’accès aux documents peuvent être déterminées à tout moment et personnalisées selon les besoins de l’organisation. Dans la GED, il s’agit de règles d’accès, de lecture, de partage, de copie, de téléchargement ou encore de modification. Il s’agit donc de documents vivants sur lesquels il est possible de travailler à plusieurs, d’affilier des processus de validation, etc. Dans un SAE, les règles sont similaires, mais le but étant de préserver l’intégrité d’un document, aucune modification ne pourra être faite. Il s’agit davantage de droit de consultation ou de versement et chaque action est enregistrée et conservée dans le journal de l’archive.

• Adaptabilité aux besoins organisationnels

La GED et le SAE s’adaptent tous deux aux besoins organisationnels des entreprises. Selon l’éditeur de logiciel choisi, l’ergonomie, le paramétrage et la personnalisation du SAE peuvent être plus ou moins poussés. La GED est quant à elle utilisée comme un véritable hub documentaire et offre globalement plus de possibilités et de souplesse dans l’usage qui peut être fait des documents.

Pourquoi utiliser un SAE ?

La fin de l’archivage papier et la multiplication des supports digitaux à conserver

Le recours aux versions digitalisées de nos documents prend le lead sur l’usage du papier, autant dans la sphère privée que professionnelle. Dans les entreprises, l’archivage papier sera toujours un sujet, mais il est indéniable que les dossiers et classeurs ne débordent plus des armoires. Pour autant, le partage de documents ne ralentit pas et l’enjeu aujourd’hui est de parvenir à centraliser tous les flux (dans une GED par exemple) et d’authentifier, protéger et conserver les documents essentiels dans un SAE pour garantir leur intégrité sur le long terme.

Transition vers le 0 papier et numérisation fidèle 

Le papier a toujours fait foi en matière d’original. La numérisation fidèle permet de numériser des documents pour en faire une copie digitalisée fidèle de même valeur que l’original. Ces nouvelles versions sont associées à des dossiers de preuve qui vont garantir la valeur probatoire du document, son intégrité et sa traçabilité. Conserver la copie fidèle au sein d’un SAE, va garantir l’archivage sécurisé et la valeur probante du document dans le temps (copie fiable). Cette solution permet de détruire (ou pas, car cela reste un choix) les documents papier originaux.

Avantages de l’archivage électronique

• Efficacité opérationnelle

Les salariés d’entreprise peuvent perdre jusqu’à 1h par jour à rechercher des documents. Avec un système d’archivage électronique des documents, vous trouvez et consultez rapidement les documents recherchés et gagnez, in fine, en efficacité opérationnelle.

• Sécurité et conformité

L’intégration d’un SAE certifié NF461 vous permet de garantir la valeur probatoire de vos documents : l’enregistrement des actions sur le document dans le journal de l’archive, le calcul d’empreintes, l’horodatage, le scellement de l’archive, etc., garantissent l’intégrité des documents et des données. Il répond aux obligations légales de conservation des documents.
En parallèle, la gestion fine des droits de chaque utilisateur lecteur, autant en termes de lecture que de versement, garantit la sécurité et la confidentialité des informations archivées.

• Réduction de l’espace physique nécessaire

La mise en place d’un système d’archivage électronique implique la digitalisation des processus documentaires de l’entreprise. Elle entraine la numérisation des documents papier et la centralisation de tous les flux, quel que soit leur format ou leur canal. De ce fait, les informations sont facilement accessibles et toutes numérisées. Vous stockez quantité de papier en moins dans vos locaux et gagnez de l’espace utile dans les bureaux.

Autre solution, si vous préférez un archivage hybride, vous pouvez externaliser votre archivage papier pour libérer des dizaines, voire des centaines de mètre carrés dédiés

Mise en place d’un SAE

Les étapes de mise en place d’un SAE

• Évaluation des besoins

faire le point sur votre besoin. Mesurer le volume d’archive, d’analyser si les archives sont déjà triées et quel est le système de gestion documentaire existant (pour la gestion papier comme digitale), les définir exigences techniques et les contraintes légales (lois) dont il faut tenir compte, etc, permettra de définir les fonctionnalités indispensables du SAE. L’architecture technologique doit également être prise en compte pour assurer une gestion optimale des fichiers et garantir la sécurité des données. Dressez une liste exhaustive de vos besoins et confrontez-les aux différentes options disponibles sur les SAE retenus.

• Choix de la solution appropriée

En fonction de cette analyse, vous pourrez choisir les solutions appropriées pour vous accompagner dans vos problématiques d’archivage. Ce peut-être un SAE, une GED, mais aussi des solutions complémentaires pour l’externalisation de vos processus d’archivage physique, pour la numérisation de vos documents sur site ou encore la dématérialisation de vos courriers entrants.

Assurez-vous que la liste des fonctionnalités et des capacités d’exploitation du SAE correspond à vos besoins spécifiques, et que la technologie employée est compatible avec vos processus actuels.

Il est également conseiller de privilégier une société qui soit reconnue comme référence pour leur expertise dans le domaine.

• Formation du personnel 

La réussite de votre démarche de mise en place d’un SAE repose en grande partie sur la formation du personnel. Pour être opérationnel et utile, votre SAE doit pouvoir être pris en main rapidement et simplement par tous vos collaborateurs.

L’objectif de cette formation est de permettre à chaque personne concernée de maîtriser pleinement l’exploitation du nouveau SAE, en assurant une transmission claire et efficace des informations,  pour apporter une valeur ajoutée dans l’organisation de la charge de travail.