Destruction d’archives et de documents d’entreprise
Pour toute entreprise, la conservation et la gestion de l’archivage physique est un sujet complexe. Au fil des années, les documents s’accumulent, prenant de plus en plus d’espace physique et exposant potentiellement votre entreprise à des risques de sécurité ou de non-conformité. C’est à ce moment que se pose la question de la destruction d’archives et de documents d’entreprise.
Pourquoi détruire vos archives, comment le faire de manière sécurisée, et pourquoi faire appel à un prestataire d’archivage de confiance comme Everial ?
LES PRESTATIONS SÉCURISÉES DE DESTRUCTION D’ARCHIVES D’EVERIAL
Une conduite ROIste des projets de destruction.
Gains d’espace dans vos bureaux, économie des coûts de stockage, maîtrise du risque et respect des réglementations, etc. : Everial apporte toujours conseil et expertise pour que chaque projet de destruction d’archives soit conduit afin d’atteindre les objectifs fixés par ses clients avec des gains opérationnels, financiers et de conformité.
Une prise en charge globale des archives à détruire
Everial prend en charge l’ensemble de la chaîne logistique, dès le tri, l’identification et la collecte des documents, même sensibles, en garantissant un processus tracé et sécurisé, jusqu’à la destruction conforme à chaque type de document.
Destruction conforme
Nos méthodes de destruction garantissent que les documents sont détruits de manière irréversible, confidentielle, et conformément aux réglementations en vigueur selon leur typologie.
En tant que prestataire d’archivage BPL, nous réalisons notamment des destructions selon les protocoles spécifiques aux DASRI.
Recyclage et valorisation du papier
Dans le cadre de notre démarche RSE, nous nous engageons à réduire l’impact environnemental de nos prestations, ce qui se matérialise pour ce service par le recyclage du papier après destruction. Ces efforts positifs contribuent également aux objectifs de développement durable de votre entreprise.
POURQUOI DÉTRUIRE LES ARCHIVES D’ENTREPRISE ?
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Économiser de l’espace et de l’argent
La gestion de l’espace est un défi pour de nombreuses entreprises. Les archives et les documents inutilisés occupent souvent des mètres carrés précieux dans les locaux. En détruisant régulièrement les documents obsolètes, vous libérez de l’espace et économisez de l’argent sur le stockage.
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Réduire les risques de fraude ou de vol d’information
Les archives non détruites peuvent être des cibles pour la fraude ou le vol d’informations sensibles. En éliminant de manière sécurisée les documents obsolètes par l’intermédiaire d’un professionnel spécialiste, vous réduisez considérablement les risques de sécurité associés.
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Respecter les durées de conservation légales
Chaque entreprise est soumise à des réglementations spécifiques concernant la conservation des documents, notamment dans le secteur bancaire, où la gestion de documents à caractère confidentiel est cruciale. En respectant les délais de conservation légaux, vous évitez les risques liés à la non-conformité réglementaire et vous conformez aux normes et obligations légales en évitant la rétention excessive de documents inutiles. En adoptant une bonne gestion des durées de conservation, vous vous garantissez de détruire ni trop tôt, ni trop tard vos archives.
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Être en conformité avec le RGPD
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des exigences strictes en matière de protection des données. Cette réglementation européenne exige que les entreprises prennent des mesures appropriées pour protéger les données personnelles de leurs clients. La destruction régulière et sécurisée des documents contenant des informations personnelles ou sensibles est une composante essentielle de la conformité au RGPD. En suivant une procédure stricte de destruction des documents, les entreprises peuvent s’assurer qu’aucune donnée personnelle n’est conservée au-delà de sa durée de conservation légale, réduisant ainsi les risques de violation du RGPD. Cette mesure préventive permet également de renforcer la confiance des clients dans la protection de leurs données, ce qui est primordial dans un environnement où la confidentialité et la sécurité des informations sont des préoccupations majeures.
COMMENT DÉTRUIRE SES ARCHIVES ?
La destruction sécurisée des documents confidentiels
La destruction de documents confidentiels doit être effectuée de manière à garantir qu’aucune information ne puisse être récupérée. Cela peut inclure le broyage, la pulvérisation, l’incinération ou d’autres méthodes de destruction sécurisées selon le type d’archives.
Les étapes de la destruction d’archives
Les étapes de la destruction sécurisée des archives d’entreprise en France peuvent varier en fonction de la nature des documents et des exigences légales spécifiques de votre secteur d’activité. Cependant, voici généralement les étapes suivies lors de la destruction sécurisée des archives :
- Identification des documents : La première étape consiste à identifier les documents qui arrivent en fin de durée légale de conservation. Cela peut inclure des archives physiques (papier) ou numériques (fichiers électroniques).
- Tri et classement : Les documents identifiés doivent être triés et classés en fonction de leur nature et des modalités de destruction qui leur correspondent.
- Planification de la destruction : Une fois les documents identifiés et classés, il est essentiel de planifier la destruction de manière à respecter les réglementations en vigueur et les politiques internes.
- Collecte des documents : L’enlèvement des documents est effectué de manière sécurisée par la société d’archivage et les archives sont transportés en camion vers un site de destruction.
- Destruction physique : Les archives papier peuvent être détruites de manière sécurisée par broyeur ou incinération, selon les méthodes acceptées.
- Émission d’un certificat de destruction : Après la destruction, votre prestataire doit émettre un certificat de destruction qui atteste que les documents ont été détruits de manière sécurisée et conforme aux réglementations.
- Gestion des preuves : Il est important de conserver des preuves de la destruction sécurisée, notamment le certificat dedestruction, pour une durée appropriée conformément aux exigences légales.
- Rapports et suivi : Assurez-vous de tenir des registres précis de toutes les étapes du processus de destruction et de surveiller régulièrement les activités pour garantir la conformité continue.
- Gestion des autorisations : Si nécessaire, assurez-vous d’obtenir les autorisations requises pour la destruction de certains types de documents, en particulier s’ils sont soumis à des réglementations spécifiques comme par exemple les archives publiques.
Il est important de noter que les réglementations et les bonnes pratiques en matière de destruction sécurisée des archives peuvent évoluer, il est donc essentiel de rester à jour avec les exigences légales en vigueur en France et de consulter un expert en gestion documentaire si nécessaire pour garantir votre conformité.
POURQUOI FAIRE APPEL À UN PRESTATAIRE D’ARCHIVAGE POUR DÉTRUIRE SES ARCHIVES
Savoir identifier les archives à détruire
Un prestataire d’archivage physique peut vous aider à identifier les documents qui peuvent ou doivent être détruits, en tenant compte des réglementations et de vos besoins spécifiques. Nous mettons notre expertise à votre service pour faire l’audit et le tri nécessaire de votre fonds d’archives afin de procéder à la destruction des documents qui n’ont plus d’utilité ou ne peuvent plus être conservés par respect de la protection de données personnelles.
Au-delà de cette prestation ponctuelle, Everial vous accompagne pour définir vos politiques d’archivage et mettre en place les bonnes pratiques et outils pour maîtriser les durées de conservation selon les typologies de documents et les règles qui s’y appliquent, et vous permettre d’être toujours à jour dans le suivi des échéances de destruction utile ou obligatoire.
Maîtriser les coûts de la destruction d’archives
La destruction d’archives peut générer des économies d’espaces de stockage, à condition que sa gestion en interne ne vienne contrebalancer ce bénéfice. En effet, elle peut s’avérer coûteuse en termes de main-d’œuvre, de manutention et de ressources. Les prestataires d’archivage offrent des solutions rentables en optimisant le processus de destruction grâce à leur savoir-faire et leurs processus industrialisés. Everial offre des solutions globales pour prendre en charge toutes les étapes d’un projet de destruction, et ainsi optimiser la rentabilité des opérations.
Respecter les normes de destruction
Faire appel à un prestataire d’archivage garantit la qualité, la traçabilité et la conformité des services. La destruction sera effectuée selon les normes de sécurité et de confidentialité les plus strictes, quel que soit le support d’archives. Les opérations seront intégralement tracées et à la fin, un certificat sera émis.
Vous gagnez ainsi en sérénité en agissant conformément au cadre légal en vigueur. Vous maîtrisez les risques de protection et de confidentialité sur les données sensibles ou personnelles. Et vous protégez votre image de marque.
La destruction d’archives d’entreprise est une étape cruciale pour libérer de l’espace, renforcer la sécurité, respecter les réglementations et garantir la conformité au RGPD. Avec un prestataire d’archivage comme, Everial, vous propose de simplifier le processus, garantir la sécurité des informations et favoriser la durabilité. Ne sous-estimez pas l’importance de la gestion efficace de votre archivage physique, car cela peut avoir un impact significatif sur la réussite à long terme de votre entreprise.