Pourquoi externaliser les archives physiques ?
L’archivage physique permet de conserver dans un espace dédié les documents d’une entreprise ou d’une organisation, aussi bien papiers que phototypes, fonds patrimoniaux, supports physiques (clés USB, disques durs, microfiches, etc.) ou encore spécimens de laboratoires pour les archives BPL. La conservation des archives physiques nécessite une organisation de l’espace et de l’accès à l’information que contiennent ces archives, c’est pourquoi il est temps de penser à l’externalisation !
ARCHIVAGE PHYSIQUE : LES ENJEUX D’UNE GESTION EFFICACE
Sécurité des documents conservés
L’archivage physique met en sécurité des documents qui, par leur nature même, peuvent être abimés ou détruits et ne plus pouvoir restituer tout ou partie de l’information qu’ils contiennent. Un lieu de stockage des archives physiques doit donc protéger des incendies, des inondations, des animaux nuisibles ou encore de toute intrusion malveillante.
Traçabilité des documents archivés
Une fois conservée, l’archive doit pouvoir être facilement retrouvée : pour des consultations courantes, fournir des éléments de preuve, répondre aux demandes d’un audit ou encore d’un contrôle de conformité RGPD.
Économies d’espace de stockage
Regrouper les archives physiques dans un lieu adapté et opter pour des formats de conditionnement optimisés permet de réaliser des économies d’espace. Fini les archives peu, voire jamais, consultées mais toujours conservées dans des armoires derrière les bureaux.
Accès à l’information des documents archivés
En plus de gagner de l’espace, l’archivage des documents physiques permet de simplifier et de faciliter l’accès à l’information qu’ils contiennent grâce à une solution de gestion centralisée des archives à laquelle accèdent les services autorisés.
VOS BÉNÉFICES AVEC NOS SOLUTIONS D’ARCHIVAGE PHYSIQUE EXTERNALISÉ
-
Gain de place et création de richesse
L’externalisation des archives physiques chez Everial permet à l’entreprise de libérer un espace précieux dans ses locaux. Récupérer cet espace (souvent coûteux) et le transformer en ressource créatrice de valeur ajoutée contribue à répondre aux besoins évolutifs de l’entreprise et peut être un réel avantage.
Cette transformation des espaces de travail permet à l’entreprise de maximiser l’utilisation de ses locaux tout en améliorant son environnement professionnel, ce qui contribue à la création de richesse et à l’optimisation de ses activités. En faisant appel à une offre d’externalisation des archives physiques, Everial met à disposition de ses clients des solutions flexibles et adaptées à leurs besoins spécifiques, tout en leur permettant de valoriser pleinement leurs espaces et leurs ressources.
-
Réduction et maîtrise des coûts de conservation
En externalisant ses archives physiques, les entreprises ou administrations maîtrisent mieux leur budget et coûts fixes annuels. Elle font l’économie de mètres carrés occupés par les archives, et optimisent les frais de gestion et de recherche d’information. La conservation et la gestion des archives coûtent en moyenne trois fois moins lorsqu’elle sont confiées à une prestataire externe.
-
Gain de temps grâce à un accès facilité aux archives
Les documents originaux, conservés chez Everial, sont consultables à J+1 grâce au maillage territorial de nos 14 sites d’archivage en France métropolitaine. La demande de consultation peut se faire à tout moment via e.Services, notre solution de gestion centralisée des archives.
-
Respect de la conformité des documents
Externaliser son archivage physique permet de respecter les durées légales de conservation de chaque document, notamment celles liées au RGPD. Pour l’entreprise, c’est un risque maîtrisé en toute sérénité.
Conformément à la loi, certaines données doivent être conservées pendant des périodes spécifiques pour des raisons légales ou réglementaires. En confiant cette tâche à un prestataire agréé, l’entreprise s’assure de respecter scrupuleusement ces délais tout en se conformant aux normes en vigueur. Collaborer avec un archiveur garantit également que les archives sont traitées dans le respect des normes de sécurité et de confidentialité requises. -
Mise en place d’une politique d’archivage
Une politique d’archivage permet un meilleur pilotage de l’information au sein de la société grâce à la mise en place de référentiels centralisés et la diffusion de bonnes pratiques dans l’ensemble des services. La politique d’archivage permet également d’homogénéiser ces pratiques entre les différents sites d’une même entreprise.
QUELS TYPES DE DOCUMENTS PEUT-ON ARCHIVER ?
-
Les dossiers vivants
Les dossiers vivants, ou archives courantes, sont les dossiers fréquemment consultés dans le but d’accéder aux informations qu’ils contiennent ou de leur ajouter de nouveaux documents. Il s’agit essentiellement des dossiers clients et des contrats en cours.
-
Les archives intermédiaires
Les archives intermédiaires regroupent les documents qui, pour des raisons administratives ou juridiques, ne peuvent pas faire l’objet de tri ou d’élimination, et doivent être conservés afin d’être accessibles à la demande. Notamment en cas de litige ou de contrôle. Leur valeur devient ainsi probante, cela signifie que l’archive est utile en tant que preuve. Par exemple, un dossier client qui vient d’être clôturé passe du statut de dossier vivant à celui d’archive intermédiaire, avec une durée légale de conservation à respecter.
-
Les archives définitives
Ce sont les archives qui ont déjà fait l’objet de tri et d’élimination, et qui doivent être conservées sans limitation de durée. Les archives définitives sont souvent destinées à être conservées en vertu de leur valeur historique et patrimoniale. Dans ce cas, il s’agit des documents justifiant de l’activité de l’entreprise. Elles peuvent également faire l’objet d’un intérêt public. C’est alors leur valeur historique, scientifique ou statistique qui justifie leur conservation définitive.
-
Les archives sensibles
Les archives dites « sensibles » d’une entreprise contiennent des données ultraconfidentielles ou revêtant une importance vitale pour la structure. Ces fonds sensibles demandent des conditions de conservation et d’accessibilité spécifiques.
PRÉPARATION À L’EXTERNALISATION DE VOS ARCHIVES :
NOS EXPERTS VOUS ACCOMPAGNENT À CHAQUE ÉTAPE
Audit de votre organisation documentaire
Afin d’établir un plan d’archivage sur-mesure et des procédures d’archivage optimisées, nos consultants experts en archivage vous accompagnent du diagnostic de vos besoins à la mise en œuvre de la solution retenue. Ils peuvent ainsi vous conseiller durant toute l’organisation managériale et technologique du projet ou ne gérer que la collecte du stock d’archives à conserver.
Prise en charge des archives physiques
La prise en charge de vos archives physiques par nos équipes consiste à réaliser un inventaire de votre fonds, puis à transporter ce fonds vers l’un de nos 14 sites d’archivage situés en France métropolitaine. Arrivé à destination, votre fonds entre en conservation. Dès lors, vous pouvez gérer la consultation de vos archives physiques à distance et en toute autonomie, 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, via notre solution de gestion centralisée : e.Services.
Conditions de conservation des archives physiques
Tous nos sites d’archivage sont conformes aux normes de conservation et de sécurité en vigueur. En fonction des types d’archives et de leur fréquence de consultation, les fonds d’archives sont stockés en conteneurs ou sur rayonnage, à l’abri des risques d’incendie, d’inondation, des nuisibles ou encore des intrusions malveillantes. Les fonds sensibles, exigeant des conditions de conservation et d’accessibilité renforcées, sont stockés dans nos cellules haute sécurité.