Numérisation de documents
Vous jonglez encore au quotidien entre dossiers sur support papier et documents numériques, et vous voulez en simplifier et unifier l’accès, notamment à distance.
Au-delà du caractère pérenne donné aux informations transférées sur supports numériques, numériser vos documents fréquemment consultés représente du temps gagné et beaucoup d’agilité au quotidien dans l’exercice de votre métier.
Et par la même occasion, vous pouvez réaliser des économies de coûts de stockage et de partage en interne et en externe (édition, copies, affranchissement, etc.).
Qu’est-ce que la numérisation des documents ?
La numérisation des documents, constitue une étape de transformation digitale incontournable. Elle consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques, avec pour objectif de préserver l’intégrité du contenu original tout en permettant un accès facile et sécurisé à ces informations cruciales.
Une fois numérisés, ces fichiers peuvent être facilement stockés et gérés électroniquement, offrant un accès rapide et sécurisé aux collaborateurs autorisés. Cette manière de gérer les documents aide à optimiser les ressources et l’espace dans les locaux de l’entreprise. De plus, la possibilité d’ajouter des métadonnées facilite la recherche et l’accès aux informations pertinentes. La numérisation des documents s’inscrit comme une étape essentielle dans la mise en œuvre d’un système de gestion documentaire moderne, contribuant ainsi à la productivité et à la conformité réglementaire de l’entreprise.
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Everial vous offre une prestation globale de numérisation fidèle ou standard, GED, archivage électronique et physique, et destruction
Everial propose des services industriels de numérisation standard ou numérisation fidèle certifiée NF544 de tous documents, afin de les rendre enfin accessibles, par tous, partout.
Nous avons également un service dédié spécifiquement à la numérisation patrimoniale et de photographies.
Numérisation de tous formats et tous types de documents
Quels que soient le format ou le support de vos documents physiques, Everial assure leur numérisation grâce au savoir-faire de ses opérateurs et à son parc de scanners spécialisés : dossiers clients, RH, etc., factures, courriers, dossiers médicaux, coupons, chèques, plans, registres, affiches, livres, phototypes, etc.
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Qualité, sécurité, traçabilité et confidentialité pour vos documents numérisés
De la prise en charge de vos documents jusqu’à la restitution des documents numériques, vous bénéficiez des garanties contractuelles et des certifications (ISO 27001, NF544) d’un prestataire de services engagé à vos côtés pour assurer la qualité et la conformité de nos prestations de numérisation fidèle ou standard.
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Connaissance de vos processus documentaires métiers
Notre expertise de vos documents nous rend agiles et autonomes dans l’analyse et la préparation avant numérisation, et nous permet de vous proposer une indexation et des plans de classement sur-mesure.
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Traitements documentaires manuels (vidéocodage et vidéotypage) et automatiques (RAD, LAD ou OCR)
Vos documents numérisés sont triés par typologie, indexés selon vos référentiels, et accessibles par la recherche par mots-clés ou plein texte.
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Restitution des documents numérisés au format souhaité
Vos documents numériques sont restitués sur supports de stockage, par protocoles de transfert, ou dans nos solutions de GED Enoxa ou d’archivage électronique Everial SAE. Nous conservons les documents physiques issus de la numérisation standard dans nos centres d’archivage sécurisés, et nous détruisons ceux qui n’ont pas besoin d’être conservé physiquement ou issus de la numérisation fidèle dans le cadre d’un archivage électronique garantissant leur valeur probante.
Comment numériser les documents de son entreprise ?
Lorsque vous envisagez de numériser les documents de votre entreprise, il est crucial de choisir la bonne méthode et les bons outils pour garantir un processus efficace et sans perte d’informations. Confier cette tâche à une entreprise de numérisation qui dispose des logiciels et de l’expertise nécessaires pour gérer le processus de manière optimale, vous garantit que vos documents seront lisibles, facilement accessibles via votre outil de gestion documentaire et conformes à toutes les normes en vigueur.
Les sociétés de numérisation assurent également la sécurité de vos documents, avec des protocoles stricts pour préserver leur intégrité et leur confidentialité.
Quelles sont les étapes pour numériser un document ?
Pour numériser un document de manière optimale, il est essentiel de suivre plusieurs étapes clés.
- Tout d’abord, il convient de sélectionner le bon équipement pour la numérisation, que ce soit un scanner traditionnel, un appareil photo de haute qualité ou même un smartphone doté d’une application dédiée. Cette sélection dépendra de la nature du document et de vos besoins spécifiques en termes de qualité et de résolution d’image.
- Ensuite, il est important de préparer le document en question. Assurez-vous que les pages sont correctement disposées et alignées pour garantir une numérisation précise. Veillez également à éliminer toute saleté ou tout élément perturbateur pouvant altérer la qualité de l’image numérisée.
- Une fois prêt, vous pouvez procéder à la numérisation proprement dite. Utilisez les paramètres appropriés sur votre appareil ou votre logiciel de numérisation pour obtenir la meilleure qualité d’image possible. Choisissez le format de sortie approprié, tel que le PDF, en fonction de vos besoins et de vos préférences.
- Après la numérisation, il est recommandé de vérifier la qualité de l’image obtenue et d’effectuer d’éventuelles corrections si nécessaire. Assurez-vous que le texte est clairement lisible et que les détails importants sont bien rendus.
- Enfin, pour garantir la sécurité, la traçabilité et la conformité aux normes en vigueur, il est préférable de confier la numérisation de vos documents à une société spécialisée. Ces experts disposent du matériel, des logiciels et de l’expertise nécessaires pour effectuer ce processus dans les meilleures conditions, assurant ainsi que vos documents seront lisibles, facilement accessibles sur votre outil de gestion documentaire et conformes à toutes les exigences légales et réglementaires en vigueur.
Quel type de numérisation choisir selon vos besoins ?
Numérisation standard : Elle répond au besoin de dématérialiser des dossiers et documents de l’activité courante, pour en faciliter l’accès, notamment dans la recherche d’uniformisation entre documents physiques et numériques. Les copies numériques sont intégrées en GED afin de simplifier la gestion collaborative des documents au quotidien.
Numérisation fidèle : Les documents issus de la numérisation fidèle sont reconnus identiques aux originaux (copie fidèle). Conservés dans un SAE garantissant leur intégrité durant tout leur cycle de vie (copie fiable), il ont la même valeur probante que les originaux papier, qui peuvent par conséquent être détruits dans le cadre d’une politique zéro papier. Everial est certifié NF544, ce qui assure la conformité de ses services de numérisation fidèle. Découvrez nos services de numérisation fidèle
Numérisation patrimoniale : Phototypes, livres, plans, affiches, … vos archives patrimoniales et photographiques doivent être numérisées avec des équipements spéciaux par du personnel qualifié afin de respecter leur valeur et les rendre accessibles et exploitables. Découvrez nos services de numérisation patrimoniale et de photographies
La transformation numérique des processus documentaires tourne autour des comportements et des usages. Les solutions mises en place avec Everial sont de plusieurs natures : la dématérialisation des contrats, leur numérisation en continu et en temps réel, et la protection des données clients sur des contrats sensibles comme l’assurance des emprunteurs.
Thierry CANDIDAT, Directeur général adjoint de la Caisse régionale Touraine-Poitou du Crédit Agricole
Les avantages de la numérisation de documents avec Everial
- L’accès et le partage facilités de vos dossiers et documents grâce à la numérisation et à la GED.
- L’homogénéité de consultation de vos fonds documentaires physiques et numériques.
- La sécurité et conformité RGPD des traitements de données personnelles.
- La transition vers le 0 papier au sein de vos locaux.
- Des services de proximité : vos documents ne sont jamais immobilisés et restent disponibles à la demande.
Numérisation & Données personnelles : un cocktail à haut risque !
Que ce soit pour la copie fiable ou la copie simple, le traitement des données personnelles dans le cadre de processus externalisés se doit d’être aussi rigoureux. L’objectif en tant que sous-traitant : limiter le risque sur la gestion des données personnelles, souvent sensibles, que nous confient nos clients.
Sandrine Hilaire
Consultante en Transition Digitale