Enoxa : Gestion électronique des documents
La dématérialisation des processus métier est essentielle pour moderniser votre entreprise et optimiser les flux numériques. La Gestion Électronique des Documents (GED) devient un pilier incontournable dans cette transition, facilitant l’accès à l’information et automatisant les tâches documentaires.
L’acquisition d’une solution de GED réduit la charge de travail administrative grâce à l’automatisation de la gestion des documents, ce qui permet d’améliorer le service offert tout en répondant à l’enjeu de productivité et d’efficacité de l’entreprise.
La Gestion Électronique des Documents au cœur des processus métier
Evolutive et personnalisable à votre organisation et à vos processus spécialisés, elle est accessible via un navigateur web sans installation requise sur le poste. Également disponible en application (sur Android et IOS), tout a été pensé pour une expérience utilisateur optimale.
Quels critères pour choisir son logiciel GED ?
1. Définir les besoins documentaires de l’entreprise.
2.Évaluer le volume de documents à gérer.
3. Identifier les fonctionnalités essentielles (sécurité, personnalisation, recherche).
4. Tester la solution avec une démo adaptée à votre utilisation
5. Assurer l’intégration avec les systèmes existants.
6. Prioriser l’ergonomie et la formation des utilisateurs pour une adoption réussie.
La GED Enoxa c’est :
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Toutes les réponses fonctionnelles aux processus documentaires
ENOXA offre une gamme complète de fonctionnalités pour répondre à tous vos besoins en matière de gestion documentaire. Que ce soit la collecte de documents provenant de différentes sources, le classement automatisé pour une organisation efficace, la mise en place de workflows pour rationaliser les processus, ou encore la possibilité de signer électroniquement les documents, ENOXA vous accompagne à chaque étape de vos projets de processus documentaires. -
Un espace d’archivage électronique à valeur probatoire certifié NF 461
ENOXA offre une gamme complète de fonctionnalités pour répondre à tous vos besoins en matière de gestion documentaire. Que ce soit la collecte de documents provenant de différentes sources, le classement automatisé pour une organisation efficace, la mise en place de workflows pour rationaliser les processus, ou encore la possibilité de signer électroniquement les documents, ENOXA vous accompagne à chaque étape de vos projets de processus documentaires.
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La plateforme documentaire digitale centrale de votre organisation
ENOXA offre une gamme complète de fonctionnalités pour répondre à tous vos besoins en matière de gestion documentaire. Que ce soit la collecte de documents provenant de différentes sources, le classement automatisé pour une organisation efficace, la mise en place de workflows pour rationaliser les processus, ou encore la possibilité de signer électroniquement les documents, ENOXA vous accompagne à chaque étape de vos projets de processus documentaires.
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Un espace collaboratif partagé avec votre écosystème
ENOXA favorise la collaboration en permettant de partager un espace documentaire sécurisé avec vos clients, partenaires et fournisseurs. Grâce à des accès sécurisés et contrôlés, vous pouvez travailler de manière collaborative sur des documents avec des parties prenantes externes, facilitant ainsi les échanges et la coordination des parties prenantes
Plus qu’une GED, ENOXA ce sont de véritables solutions métier
- Adaptabilité à Chaque rôle : ENOXA offre une flexibilité totale, permettant à chaque secteur d’activité d’adapter son utilisation selon ses besoins spécifiques. Les RH peuvent ainsi gérer efficacement les dossiers du personnel, les CV, les contrats de travail, les évaluations des performances et les demandes de congés. De même, les DAF peuvent bénéficier d’une gestion centralisée des relevés bancaires, des audits et des déclarations fiscales, tandis que les experts-Comptables peuvent traiter les documents comptables et les factures avec aisance.
- Centralisation et Indépendance : Avec ENOXA, la gestion des documents se fait de manière centralisée et indépendante dans des dossiers distincts, tout en respectant les référentiels documentaires propres à chaque organisation. Cette approche garantit une meilleure organisation des données et une accessibilité accrue aux informations essentielles.
- Dématérialisation et Traitement Intégré : ENOXA permet une dématérialisation complète des documents, simplifiant ainsi leur traitement et leur circulation au sein de l’entreprise. Les fonctionnalités avancées de collaboration et de contrôle garantissent une gestion efficace des documents, de leur création à leur archivage.
- Productivité Accrue par l’Automatisation : Grâce à l’automatisation des tâches chronophages, ENOXA permet à vos équipes d’être plus productives et de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. La gestion électronique des documents libère du temps précieux en automatisant les taches répétitives, ce qui permet d’optimiser les performances de l’entreprise.
La GED EVERIAL décroche l’Or au Palmarès du Monde du Chiffre
Le Monde du Chiffre organise chaque année son Palmarès qui récompense les fournisseurs des experts-comptables et commissaires aux comptes. Ce sont ces derniers qui notent objectivement leurs fournisseurs, et élisent ainsi les lauréats du Palmarès.
Preuve de l’entière satisfaction de ses clients, EVERIAL est Lauréat OR dans la catégorie Logiciels GED.
La Gestion Électronique de Documents peut-elle répondre aux enjeux de l’archivage électronique ? Oui, mais pas toute seule ! La GED ENOXA d’Everial travaille ainsi en tandem avec la solution d’archivage électronique certifiée NF 461 Arkhinéo.
Sandrine HILAIRE, Consultante Transition digitale
Qu’est-ce que la gestion électronique de documents (GED) ?
La gestion électronique des documents (GED) représente un ensemble de procédés et d’outils visant à organiser, stocker et gérer efficacement les documents et les données au sein d’une organisation. Cette automatisation, essentielle dans le cadre de la transformation digitale des entreprises, repose sur cinq grandes étapes pour assurer un flux de travail fluide et une gestion optimale des informations.
Capture et Numérisation
La première étape de la GED consiste en la capture et la numérisation des documents physiques sous différents formats. Cette opération peut s’effectuer à l’aide de différentes technologies, telles que l’OCR (Optical Character Recognition) ou ROC (Reconnaissance Optique des Caractères), la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) et la LAD (Lecture Automatique des Documents). Ces technologies permettent de convertir les documents papier en fichiers digitaux, facilitant ainsi leur traitement et leur manipulation ultérieure.
Traitement
Une fois les documents capturés et numérisés, ils doivent être traités et classés de manière appropriée. Cette étape implique la classification des documents en fonction de critères prédéfinis, tels que leur type, leur date ou leur contenu. Un système de gestion électronique des documents permet de simplifier ce workflow en automatisant certaines tâches de traitement et en facilitant l’organisation des informations.
Stockage et Sauvegarde
Une fois traités, les documents sont ensuite stockés et sauvegardés de manière sécurisée. Les systèmes de GED offrent généralement des fonctionnalités avancées de stockage, permettant de conserver les documents de manière centralisée et d’y accéder facilement en cas de besoin. De plus, des mesures de sauvegarde régulières garantissent la protection des données contre la perte ou la corruption.
Diffusion
La diffusion des documents représente une étape cruciale de la gestion électronique des documents. Une fois stockés, les documents doivent être accessibles aux utilisateurs autorisés selon leurs besoins. Les solutions de GED proposent généralement des fonctions de diffusion qui permettent de partager facilement les documents avec les membres de l’équipe ou les partenaires externes, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des informations.
Archivage
Enfin, l’archivage des documents clôture le cycle de gestion électronique des documents. Cette étape consiste à conserver de manière organisée les documents qui ne sont plus utilisés régulièrement, mais qui doivent être conservés pour des raisons légales ou administratives. Les systèmes de GED offrent des fonctionnalités d’archivage avancées, permettant de rechercher et de retrouver facilement les documents archivés en cas de besoin.
LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS AU CŒUR DES PROCESSUS DIGITAUX D’ENTREPRISE
Une gestion efficace des documents est essentielle à la fluidité des opérations au sein d’une organisation, quel que soit son secteur d’activité. Avec la montée en puissance du numérique, la nécessité de gérer de manière efficiente et sécurisée les flux de données et de documents devient primordiale pour rester compétitif sur le marché.
Une transformation numérique incontournable
Dans un monde où l’information est la clé de la compétitivité, la GED joue un rôle crucial dans la transformation numérique des entreprises. En remplaçant les tâchesmanuelles et les montagnes de documents papier par des solutions électroniques, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, réduire les risques d’erreurs et accélérer les délais de traitement. Cette transformation permet également de libérer les collaborateurs des tâches administratives fastidieuses, afin de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Une solution polyvalente et évolutive
ENOXA se positionne comme une GED agile et polyvalente, offrant aux entreprises une plateforme intuitive pour gérer l’ensemble de leurs documents et données. Que ce soit pour la création, la diffusion, l’indexation ou la recherche de documents, ENOXA propose des outils complets et faciles à utiliser, permettant aux équipes de collaborer de manière transparente et efficace. De plus, sa capacité à s’adapter aux spécificités de chaque organisation et à évoluer avec elle au fil du temps en fait un allié précieux dans la gestion des processus d’entreprise.
Confort de travail et productivité accrue
Grâce à ENOXA, les collaborateurs bénéficient d’un environnement de travail digital fluide et optimisé. Fini les recherches fastidieuses de documents papiers perdus dans les abysses des classeurs et des armoires. Avec une indexation automatique et une recherche avancée, retrouver une information devient un jeu d’enfant, permettant de gagner un temps précieux et d’améliorer la réactivité face aux demandes clients ou internes. De plus, la possibilité d’accéder à ENOXA depuis n’importe quel navigateur web ou via une application mobile garantit une flexibilité et une mobilité accrues, permettant aux collaborateurs de rester productifs où qu’ils se trouvent.
Une expérience utilisateur optimale
L’expérience utilisateur est au cœur de la conception d’ENOXA, avec une interface intuitive et conviviale pensée pour faciliter l’adoption par l’ensemble des utilisateurs. Que ce soit pour les collaborateurs habitués aux outils numériques ou pour ceux moins familiers avec la technologie, ENOXA offre une prise en main rapide et sans friction. Cette convivialité contribue à réduire les résistances au changement et favorise une transition en douceur vers une gestion documentaire entièrement numérique.
Le détail des critères pour choisir son logiciel GED ?
Définir les besoins documentaires de l’entreprise.
Avant d’opter pour un logiciel de gestion électronique des documents (GED), il est crucial de mener une analyse approfondie des besoins documentaires spécifiques de votre entreprise. Cela comprend la nature des documents à gérer, leur fréquence de création et de modification, ainsi que les processus actuels de gestion documentaire. Une compréhension claire de ces besoins permettra de choisir une solution GED parfaitement adaptée à votre flux de travail quotidien et à vos objectifs de gestion documentaire.
Évaluer le volume de documents à gérer.
La quantité de documents papier ou digitaux que votre entreprise génère et traite quotidiennement est un facteur déterminant dans le choix d’un logiciel de GED. Il est essentiel d’évaluer avec précision le volume de documents à gérer, qu’il s’agisse de documents papier à numériser ou de fichiers numériques à stocker et à organiser électroniquement. Cette évaluation garantira que la solution GED choisie dispose de la capacité nécessaire pour gérer efficacement tous vos documents, sans compromettre les performances du système.
Identifier les fonctionnalités essentielles (sécurité, personnalisation, recherche).
Choisir le bon logiciel de GED implique de s’assurer qu’il offre les fonctionnalités essentielles répondant aux besoins spécifiques de votre entreprise. Parmi ces fonctions clés, on retrouve la sécurité des données pour protéger les informations sensibles, la personnalisation des flux de travail pour s’adapter aux processus internes, et des capacités de recherche avancées pour retrouver rapidement et facilement les documents nécessaires. Il est important de dresser une liste exhaustive des fonctionnalités prioritaires pour garantir que la solution GED sélectionnée réponde à vos exigences.
Tester la solution avec une démo adaptée aux métiers.
Avant de prendre une décision finale, il est recommandé de tester la solution GED en conditions réelles, idéalement avec une démo adaptée aux services spécifiques de votre entreprise. Cela permettra aux utilisateurs de se familiariser avec l’interface et les fonctionnalités du logiciel, et d’évaluer sa convivialité et sa pertinence par rapport à leurs besoins quotidiens. Une démonstration personnalisée permet également de mieux appréhender comment la solution GED peut être intégrée dans les processus de travail existants et de déterminer son potentiel d’amélioration de l’efficacité opérationnelle.
Assurer l’intégration avec les systèmes existants.
Lors du choix d’un logiciel de GED, il est crucial de s’assurer qu’il peut s’intégrer harmonieusement avec les systèmes informatiques et les applications déjà en place au sein de votre entreprise. Une intégration transparente garantira une transition fluide vers le nouveau système de gestion documentaire et évitera les interruptions ou les conflits avec les processus existants ( même lors d’évolution de version). Assurez-vous que la solution GED choisie offre des options d’intégration flexibles et compatibles avec vos infrastructures informatiques actuelles.
Prioriser l’ergonomie et la formation des utilisateurs pour une adoption réussie.
Enfin, pour garantir le succès de la mise en œuvre d’un logiciel de GED, il est essentiel de prioriser l’ergonomie de l’interface utilisateur et la formation des collaborateurs. Une interface conviviale et intuitive facilitera l’adoption du nouvel outil par les utilisateurs, tandis qu’une formation approfondie assurera une utilisation optimale du système et maximisera les avantages pour l’entreprise. Investir dans la formation des utilisateurs dès le début du processus de mise en œuvre contribuera à réduire les résistances au changement et à accélérer l’adoption du logiciel de GED au sein de l’entreprise.