Quels sont les avantages de la mise en place d’une GED ?
La dématérialisation des processus métier est devenue un enjeu majeur pour la compétitivité des entreprises. Accéder facilement et rapidement à l’information, maîtriser sa traçabilité, la partager de façon collaborative… Avec une solution de gestion électronique des documents (GED), l’entreprise facilite la vie de ses collaborateurs tout en améliorant l’expérience clients et fournisseurs.
En quoi consiste la Gestion Électronique des Documents (GED) ?
La Gestion Électronique des Documents est une solution au service de la dématérialisation des processus métier. Comment ? En automatisant les flux documentaires d’une entreprise, elle permet un meilleur accès à l’information. Véritable outil pour simplifier les opérations quotidiennes, la GED centralise les documents qui rythment l’activité courante des différents métiers de l’entreprise. En assurant la collecte, le classement, le stockage, la gestion et le partage des documents depuis leur édition jusqu’à leur archivage. Ce sont donc toutes les étapes du cycle de vie d’un document qui sont prises en charge ! Pour une entreprise, cela permet de centraliser les informations et de renforcer le travail collaboratif. À la clé, c’est du temps gagné et une meilleure productivité.
Quel est l’intérêt de mettre en place une Gestion Électronique de Documents ?
Automatisation de la collecte
Les solutions de GED collectent les documents de toute nature : les fichiers électroniques tous formats sont intégrés et classés directement dans la GED et les supports papier sont numérisés afin d’extraire leur contenu via une solution de reconnaissance et de lecture automatique des documents (utilisant la Reconnaissance Optique des Caractères). À la clé, c’est l’uniformisation centralisée des documents et des données en interne !
Centralisation de la gestion des documents
La solution intègre des règles qui s’adaptent aux besoins de chaque entreprise : durée de conservation, hiérarchisation en fonction du statut ou du type du document. Les informations, toutes centralisées sur une base unique garantissent un accès immédiat aux utilisateurs quels que soient l’heure et le lieu. Le suivi des modifications effectuées sur un document facilite également la traçabilité et assure le contrôle des versions des documents.
Indexation des documents
Une fois dans le système, les documents sont classés, référencés et indexés. On retient deux types d’indexation :
- L’indexation par métadonnées : titre du document, date de création ou catégorie (métadonnées de gestion), format du fichier ou résolution (métadonnées de préservation), sujet du document (métadonnées de description).
- L’indexation par mots-clés, soit les termes qui apparaissent le plus souvent dans le document.
En plus d’harmoniser le volume des données, ces procédés d’indexation ont la capacité de s’adapter aux besoins des utilisateurs : gestion par dossier client ou par processus métier. L’organisation du système de classement et d’indexation reste personnalisable.
Recherche documentaire simplifiée
La GED prouve toute son utilité lorsqu’un utilisateur a besoin d’un document ou d’une donnée pour traiter un dossier ou prendre une décision rapidement. Grâce à l’indexation, l’accès aux données numérisées s’effectue en quelques clics avec la recherche par facettes ou par mots-clés. Quand on sait que les collaborateurs en entreprises passent en moyenne entre 5 et 7 heures par semaine à la recherche de documents, la gestion électronique des documents est un moyen de gagner en productivité et en efficacité.
Diffusion de documents
Les solutions permettent de classer les fichiers ou les données et d’attribuer des niveaux d’accès via des règles intelligentes. Suivant la nature du document, il est par exemple possible de suggérer des commentaires ou de faire des modifications. À l’inverse, pour les documents importants et confidentiels, la fonction « lecture seule » peut être activée ou une demande d’identification demandée. Ainsi, chaque spécificité et contrainte métier est prise en compte pour définir l’accès en lecture et écriture. Quant à la diffusion en elle-même des documents, celle-ci peut s’effectuer par internet, via un extranet ou sur des plateformes de partage dédiées. Pour les collaborateurs, c’est l’assurance d’accéder facilement à un document et de le partager à d’autres personnes en toute sécurité.
Signature électronique des documents
La signature électronique est un outil incontournable d’une solution de gestion documentaire. Depuis la crise sanitaire de 2020, signer à distance un document administratif ou commercial est même devenu tout simplement indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise. Les solutions de signature électronique garantissent aujourd’hui le même niveau d’intégrité du document que sa version papier et la même valeur légale. Contrairement à la signature scannée qui n’a pas du tout la même force probante.
La signature électronique permet également d’authentifier l’auteur et donc de s’assurer de son identité. En outre, la signature obtenue ne peut être transposée sur un autre document et, une fois signé, le document ne peut être modifié. Quant au signataire, il ne peut pas en contester le contenu.
Côté expéditeur, il lui est possible de suivre en temps réel le statut du document envoyé pour signature et de savoir quand il est nécessaire d’effectuer une relance.
Il s’agit d’une solution particulièrement sécurisée selon les risques et les enjeux.On parle de :
- sécurité simple pour les contrats de travail, les contrats d’assurance ou les mandats de prélèvement ;
- de sécurité avancée pour les appels d’offres des marchés publics, les assurances-vie ou les contrats de crédit ;
- de sécurité qualifiée pour les actes authentiques, les actes d’avocat ou la passation de marchés publics.
Archivage électronique et GED
Les solutions de GED – à ne pas confondre avec les systèmes d’archivage électronique (SAE) – concernent essentiellement les documents chauds, vivants et modifiables, soit les archives courantes et intermédiaires. Elles permettent de les modifier tout au long de leur durée de vie et de les stocker. Toutefois, certaines solutions de gestion électronique des documents proposent une option SAE sécurisée, à l’image du service d’archivage à valeur probatoire en coffre-fort numérique d’Everial.
La GED appliquée aux métiers
Métiers RH (Ressources Humaines)
Chaque jour, les services des ressources humaines traitent un volume important de documents plus ou moins sensibles. Le recours à une solution de GED simplifie chaque tâche à réaliser. Par exemple, la gestion d’une ouverture de poste et des demandes de recrutement est facilitée. Une fois le futur salarié identifié, la proposition d’embauche peut être rédigée conjointement par les services RH et le futur salarié. Ce dernier dépose ensuite ses documents administratifs directement dans la GED avant de signer électroniquement son contrat de travail.
Tout au long du parcours du salarié au sein de l’entreprise, la GED permet de s’assurer de la validité des documents en cours (contrats, habilitation, etc.). Côté entreprise, les bulletins de paie sont conservés dans un SAE NF 461 (pour archivage à valeur probatoire) attestant de la fiabilité, de la traçabilité, de la pérennité et de l’intégrité des documents. Quant au salarié, il accède à son bulletin de paie via un coffre-électronique qui lui est propre.
Enfin, lorsque le salarié quitte l’entreprise, la solution gère automatiquement les documents de départ ainsi que la durée de conservation des dossiers et des documents dans le respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et du droit à l’oubli. Lors du retour d’un ancien salarié (intérim, CDD), la gestion de réintégration des dossiers est également automatisée.
Métiers DAF (Direction Administrative et Financière)
Avec la GED, les services financiers profitent dès aujourd’hui d’une solution de GED dédiée à la gestion des factures électroniques d’achat et aux contrats fournisseurs, évitant ainsi les erreurs administratives et réduisant le temps de traitement des certaines tâches à faible valeur ajoutée mais indispensables au bon fonctionnement de la relation entreprise-fournisseurs. Afin de traiter plus rapidement leurs dossiers, les métiers de la DAF peuvent utiliser les fonctionnalités de capture des documents, d’écriture comptable automatisée et de synthèse des pièces connexes, intégrés à l’outil, afin de garantir qualité et efficacité.
La GED permet également de suivre les statuts des documents et de déclencher automatiquement un processus de révision des contrats, l’échéance approchant. Les factures et contrats sont signés électroniquement et demeurent conservés dans un SAE (Système d’Archivage Électronique) NF 461 (pour archivage à valeur probatoire) avec copie d’archive dans la GED. La DAF accède à un tableau de bord des contrats en fonction de leur statut et de leur date d’échéance. Le processus de révision des contrats se déclenche automatiquement avant d’arriver à date d’échéance. De la même façon, la suppression des pièces, une fois la date de destruction atteinte, est réalisée automatiquement.
Métiers du commerce
Les métiers du commerce dans l’entreprise voient leurs processus dédiés facilités.
De la réception des appels d’offres au suivi des réponses, l’ensemble du processus est automatisé et fiabilisé, ce qui permet de répondre à un plus grand nombre d’appels d’offres.
Une fois un nouveau client entré, grâce à la signature électronique et la conservation à valeur probatoire dans un SAE NF 461, la gestion des contrats, devis et bons de commande gagne en rapidité tout en garantissant l’intégrité et la traçabilité des documents. Il en va de même pour la gestion de la masse des documents de production : contrats, devis, commandes, ordres de fabrication, bons de livraisons, recettes.
La gestion de la facturation aux clients permet de réceptionner les factures et avoirs générés par les outils comptables afin de les transmettre aux clients via une plateforme sécurisée, avec un suivi des accès clients.
Quant au suivi des contrats clients, la solution propose un tableau de bord qui permet de visualiser leur statut et les dates d’échéance. À l’approche de ces dernières, le processus de révision des contrats est déclenché automatiquement. Enfin, les dossiers des anciens clients sont automatiquement archivés. Leur mode et leur durée de conservation respectent les règles métiers et les obligations RGPD.
Un accompagnement personnalisé pour l’installation d’une GED au sein de votre entreprise
Installer et configurer un logiciel de gestion électronique des documents sont des étapes essentielles pour assurer son bon fonctionnement. Chez Everial, nos experts maîtrisent vos processus métiers pour déployer et paramétrer un espace de GED qui correspond à vos besoins : pour chaque structure et chaque service, nous faisons du sur-mesure afin de répondre aux problématiques et accompagner chaque collaborateur dans ce changement de paradigme.
Contactez-nous pour mettre en place votre solution de gestion électronique des documents !