GED administratif et finance : la solution pour gérer les dossiers fournisseurs et clients

Les avantages d’une GED pour votre direction administrative et financière

Point unique de stockage de l’information

L’une des problématiques inhérentes à la gestion des documents financiers et comptables est la centralisation de flux multicanaux et multiformats. La mise en place d’une GED dédiée aux services administratifs et financiers permet d’automatiser la centralisation de toutes ces données et documents en un seul emplacement. Cette organisation permet de lutter contre les silos d’informations et ainsi de réduire le risque de duplication, de perte ou de désorganisation des fichiers. De plus, l’automatisation de la gestion documentaire assure une administration plus fluide et efficace, minimisant les interventions manuelles et réduisant les erreurs humaines. L’exploitation optimale des ressources documentaires grâce à une GED permet également de modifier les processus existants pour mieux répondre aux exigences du secteur. Par exemple, en réduisant le coût lié à la gestion des documents papier, la GED aide à améliorer la performance globale des services administratifs et financiers.

Améliorer la productivité collective de vos équipes

La gestion électronique des documents permet de mettre en place des processus favorisant la collaboration entre les services achats et la direction financière. Elle s’intègre dans une démarche de conduite du changement et vise à simplifier le quotidien de toutes les parties prenantes. La simplification du processus de dépôt grâce à la reconnaissance automatique et de consultation des documents grâce aux règles de partage permet de responsabiliser les employés pour, in fine, accélérer et optimiser le traitement des données, et notamment des factures. La diffusion rapide et sécurisée de la documentation pertinente à travers l’organisation favorise une meilleure communication et coordination entre les équipes. De plus, la mise en place de telles solutions permet d’exploiter des technologies avancées pour améliorer l’efficacité du management des ressources humaines, en réduisant les heures de travail consacrées aux tâches administratives répétitives. La GED, en permettant une exploitation rationnelle des documents, contribue ainsi à la création d’une valeur ajoutée significative pour l’entreprise.

Piste d’audit et suivi de vos documents

La GED offre une traçabilité complète des documents, assurant ainsi une piste d’audit détaillée pour chaque fichier manipulé. Chaque modification, chaque consultation et chaque action effectuée sur les documents est enregistrée, permettant de suivre l’évolution et l’historique des fichiers. Cette fonctionnalité est essentielle pour les audits internes et externes, garantissant que chaque étape du traitement documentaire est documentée et vérifiable. Le suivi précis des interactions, la possibilité de mettre en place un archivage à valeur probatoire et de gérer les durées de contrat et durées légales de conservation permet aux directions financières et administratives d’assurer la sécurité et l’intégrité des données, tout en respectant les normes et les réglementations en vigueur. Les archives numériques ainsi créées sont facilement accessibles et consultables, assurant une gestion pérenne et sécurisée des documents à long terme. Grâce à cette approche, les directions peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, sachant que leur documentation est gérée de manière optimale et conforme. La validation de chaque étape du processus de gestion documentaire par des experts du domaine garantit la fiabilité et l’efficacité des solutions mises en place.

Pourquoi choisir notre solution de GED pour votre service ?

Une approche métier par dossier, conforme à la représentation des DAF

Notre solution de Gestion Électronique des Documents GED est spécifiquement conçue pour répondre aux besoins métier des directeurs administratifs et financiers (DAF). Elle propose une approche des documents par dossier conforme à la structuration habituelle des processus et des données dans les départements financiers. Cette approche métier par dossier permet une organisation logique des documents en fonction des besoins spécifiques des DAF, facilitant ainsi la gestion quotidienne des informations sensibles et critiques.

La navigation et l’accès aux informations sont simplifiés pour fluidifier les processus de validation et réduire les délais de traitement. Les DAF peuvent ainsi accéder rapidement aux documents nécessaires, effectuer des analyses précises et prendre des décisions éclairées sans perdre de temps à rechercher des fichiers disséminés. En centralisant les documents par dossier, notre solution permet également de respecter les hiérarchies et les flux de travail établis dans l’entreprise, assurant une cohérence et une efficacité optimales.

Facilité d’intégration avec les ERP

Votre GED s’intègre avec n’importe quel outil métier ou de gestion des factures et fournisseurs (ERP, SiRH, etc.). Vous êtes accompagné pour que toutes les équipes parviennent à se familiariser avec ce nouvel outil et puissent pleinement l’utiliser. Les mises à jour régulières de notre solution lui permettent d’évoluer au même rythme que les nouveaux outils ou nouvelles fonctionnalités du marché, notamment les logiciels métier. Votre GED reste donc opérationnelle en évoluant avec votre entreprise, pour rester adaptée à vos besoins et usages.

L’intégration avec les ERP (Enterprise Resource Planning) est particulièrement bénéfique car elle permet une synchronisation des données en temps réel, évitant ainsi les redondances et les erreurs. Par exemple, lorsque des informations sont mises à jour dans l’ERP, elles sont automatiquement reflétées dans la GED, garantissant que toutes les équipes travaillent avec les données les plus récentes. Cette interopérabilité améliore la collaboration entre les différents services de l’entreprise, notamment entre les services financiers, les achats et les ressources humaines.

Accompagnement personnalisé et support continu

Nous comprenons que chaque entreprise a des besoins uniques et c’est pourquoi nous offrons un accompagnement personnalisé pour l’implémentation de notre solution GED. Nos experts sont disponibles pour évaluer vos processus existants, identifier les points d’amélioration et vous guider dans la configuration de la GED pour qu’elle réponde parfaitement à vos exigences. Cet accompagnement inclut la formation des utilisateurs, assurant qu’ils tirent pleinement parti de toutes les fonctionnalités offertes.

En outre, notre support technique est disponible pour résoudre rapidement toute problématique que vous pourriez rencontrer, minimisant ainsi les interruptions de votre activité. Notre engagement envers la satisfaction client se traduit par une assistance proactive et une réactivité exceptionnelle pour toute question ou demande de dépannage.

Sécurité et conformité réglementaire

Dans le cadre des services administratifs et financiers, la sécurité des données est primordiale. Notre solution GED intègre des mesures de sécurité avancées pour protéger vos documents contre les accès non autorisés, les pertes de données et les cyberattaques. Elle est conforme aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD, garantissant que vos pratiques de gestion documentaire respectent les normes légales et les meilleures pratiques du secteur.

La gestion des accès et des permissions est rigoureuse, permettant de définir qui peut voir, modifier ou approuver chaque type de document. Des journaux d’audit détaillés sont maintenus, offrant une traçabilité complète des actions réalisées sur les documents. Cela est essentiel non seulement pour la sécurité interne, mais aussi pour répondre aux exigences des audits externes et des régulateurs.

En résumé, notre solution de GED est un outil puissant conçu pour les besoins spécifiques des DAF, intégrant une approche métier par dossier, une compatibilité avec les ERP, un accompagnement personnalisé, et des garanties de sécurité et de conformité. Elle transforme la gestion documentaire en un processus fluide, sécurisé et hautement efficace, permettant à votre service administratif et financier de se concentrer sur ses missions stratégiques.