EVERIAL SAE : système d’archivage électronique
L’archivage électronique est une étape incontournable de tous processus documentaires en entreprise.
Qu’ils soient nativement numériques ou issus de la numérisation fidèle, les documents doivent être conservés dans des conditions respectant les normes d’archivage, et pour nombre d’entre eux, garantissant intégrité et valeur probatoire durant toute la durée légale de conservation.
Pour autant, tous les métiers ne sont pas experts des règles et bonnes pratiques de l’archivage électronique, ce qui peut représenter un frein à la mise en place d’un SAE (système d’archivage électronique).
Everial SAE : le système d’archivage électronique pour tous
Everial SAE est une solution complète avec un système d’archivage électronique certifié NF461 qui permet à tous métiers et organisations d’archiver facilement et en toute conformité. Elle est dotée d’un portail de gestion des archives électroniques personnalisé pour les utilisateurs dont l’archivage n’est pas le métier et qui n’en maîtrisent pas les règles et usages, pour leur faciliter l’accès au SAE.
Grâce à ses fonctionnalités intuitives et son assistance dédiée, Everial SAE simplifie le processus d’archivage pour les utilisateurs novices, garantissant ainsi une adoption aisée et efficace. Avec Everial SAE, archiver devient accessible à tous.
Qu’est-ce qu’un système d’archivage électronique (SAE) ?
Un système d’archivage électronique (SAE) est une suite logicielle et technologique permettant de collecter, organiser, conserver, gérer et restituer des documents électroniques.
Son principal but est de faciliter l’organisation, la recherche et la conservation des informations critiques. En intégrant les documents numériques à travers diverses activités, le SAE permet une gestion plus efficace des archives, réduisant ainsi le temps nécessaire à leur localisation et leur récupération. Grâce à sa capacité à indexer et à catégoriser automatiquement les fichiers, le système garantit une réponse rapide aux demandes d’information, améliorant ainsi la productivité globale. Le SAE offre également un support durable pour les documents, réduisant les risques de perte ou de détérioration. En automatisant une partie du processus de gestion documentaire, il permet également d’améliorer la qualité des données archivées, réduisant les erreurs et les incohérences.
La certification NF 461 du SAE garantit sa conformité aux exigences de la norme NF Z42-013, et ainsi la valeur probatoire des documents qui y sont conservés. Il permet notamment à une copie fidèle de devenir une copie fiable une fois archivée dans le SAE NF 461.
Everial SAE : la solution d’archivage électronique qui garantit la valeur probatoire des documents
L’archivage électronique des documents dans Everial SAE vous permet de respecter :
- L’intégrité des documents grâce au calcul d’empreintes, à l’horodatage, au scellement de l’archive, etc. Cette intégrité est garantie durant toute la durée de conservation des archives par des contrôles périodiques.
- La pérennité en contrôlant les formats pour assurer la lisibilité à long terme de tous vos documents.
- La traçabilité des actions sur le document (versement, consultations, prorogation, etc.) enregistrées et conservées dans le journal de l’archive.
- La confidentialité des documents en garantissant qu’aucun traitement n’est effectué sur leurs contenus.
- La disponibilité 24/7 du service.
- La réversibilité qui vous permet de demander la restitution de vos archives quand vous le souhaitez.
- Le dossier de preuve disponible si besoin de prouver que le fichier électronique est l’original et n’a jamais été altéré.
Les avantages de Everial SAE
- Conformité réglementaire : Certifié NF461, garantissant la validité légale des documents archivés.
- Ergonomie : Une expérience utilisateur fluide et intuitive pour une prise en main aisée du portail.
- Paramétrage et personnalisation : Adaptation aux usages, langage et verbatim spécifiques à chaque utilisateur.
- Gestion précise des droits d’accès : Contrôle fin sur la lecture et le versement des documents pour chaque utilisateur.
- Moteur de recherche puissant : Consultation des copies d’archives depuis le portail, sans accès direct à l’espace d’archivage.
- 100% SaaS : Intégration rapide, renforçant la sécurité et la scalabilité.
- Modèle économique flexible : S’adapte aux besoins de chaque organisation, offrant une solution financière sur mesure.
Everial SAE garantit également une mise en œuvre rapide grâce à son équipe dédiée d’experts et assure un support continu pour répondre aux besoins évolutifs de ses clients.
Arkhineo : partenaire de confiance de Everial SAE
L’espace d’archivage à valeur probatoire de Everial SAE est proposé en partenariat avec Arkhineo.
Ce partenaire de confiance, leader de l’archivage de données numériques à vocation probatoire en France, dispose des certifications NF 461 et HDS et de l’agrément SIAF pour les archives électroniques du secteur public.
Un webinaire pour en savoir +
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