Endrix : comment la digitalisation des processus RH a renforcé la productivité et l’efficacité du groupe ?
Cabinet d’expertise comptable et de conseil auprès des entreprises de toutes tailles – des TPE aux Grands Groupes –, le groupe Endrix est composé d’une vingtaine de sociétés réparties sur près de 30 établissements en France, principalement sur l’axe stratégique Paris-Lyon-Marseille. Après une très forte croissance ces dernières années, il compte désormais 50 associés et 630 collaborateurs. Pour soutenir efficacement cette évolution, le Groupe a dû repenser la digitalisation de ses processus RH : explications de Julie Chevalier, responsable paie et administration du personnel chez Endrix.
Entre croissance nationale et confinement : zoom sur la nécessaire digitalisation des services RH
Ce partenaire privilégié des dirigeants bénéficie d’un service de paie centralisé à Lyon et d’une équipe Ressources Humaines de 10 personnes, dont deux membres sont basés depuis 2019 à Paris et Avignon. En 2020, le confinement imposé complique la transmission des informations administratives sur les salariés entre les services, mais aussi au sein des équipes, obligeant l’entreprise à revoir sa manière de travailler : « Cette expérience nous a poussés à passer d’une organisation papier chronophage à une dématérialisation des documents. Le problème ? En l’absence d’outil à notre disposition, nous avons sauvegardé nos données dans des endroits différents sur le réseau de l’entreprise, ce qui a généré des erreurs, des oublis, sans nous faire gagner du temps lorsqu’il a fallu reconstituer les dossiers de chaque salarié. », explique Julie Chevalier.
Pour le Groupe, il semblait indispensable de trouver une solution permettant de simplifier et d’optimiser l’ensemble du suivi du salarié, de la phase de recrutement à l’offboarding. Missionné pour relever ce défi, Everial a collaboré main dans la main avec les équipes Endrix pour la deuxième fois afin de déployer une solution de GED fluide et efficace qui réponde aux enjeux RH.
De l’importance d’avoir une GED adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise
En effet, Endrix n’était pas étranger à la GED, leurs services production comptable, social et juridique utilisaient déjà une solution développée par Everial. Mais cette GED personnalisée selon les besoins du service comptabilité ne permettait pas au service RH de se l’approprier : dédiée aux dossiers clients, elle rendait impossible le classement des documents des salariés. « Pour nous, il était primordial de pouvoir déposer et consulter les dossiers du personnel depuis n’importe quel endroit. D’autant qu’avec une volumétrie importante – plus de 200 entrées de collaborateurs en 2023 –, il fallait une solution qui centralise et sécurise les données. »
Contrat de travail, avenant, déclaration préalable à l’embauche, attestation de visite médicale, attestation de formation, échange avec les collaborateurs ou les managers… La nouvelle GED RH devait assurer la collecte de tous les documents se rapportant au cycle de vie d’un collaborateur au sein de l’entreprise, depuis son embauche jusqu’à son offboarding. Et dans le même temps, elle devait aussi assurer la confidentialité des données, comme le précise Julie Chevalier.
« Certaines informations n’ont pas à être connues de tous. Par exemple, nous ne souhaitons pas que les équipes de recrutement puissent accéder aux évolutions de salaire ou à la partie disciplinaire. La GED devait donc permettre d’attribuer des droits à chaque profil. »
Julie Chevalier – Responsable Paie & Administration Endrix
Des processus RH simplifiés par une GED bien configurée
Après le déploiement d’une GED de production comptable, Everial a donc été sollicité pour la mise en place d’une GED RH. Les avantages de la solution ? Une grande agilité qui permet de s’intégrer dans un système d’informations hétérogènes, et d’offrir une gestion centralisée des dossiers salariés dans lesquels il est facile de collecter, déposer, agréger et centraliser des documents RH. Livrée avec un ensemble de processus métiers spécifiques (workflows, tableaux de bord…), cette GED facilite le traitement de l’information, tout en assurant une plus grande fluidité et une meilleure diffusion des échanges en interne, comme en externe.
Cependant, pour qu’elle réponde aux attentes d’Endrix, plusieurs étapes ont été nécessaires dans la configuration de cette nouvelle GED. D’abord, il a été nécessaire d’identifier et de recenser tous les documents collectés et classés (ou non) dans les dossiers du personnel. Puis, une réflexion a été menée afin de définir une arborescence logique qui apparaisse comme naturelle pour chaque membre du service, quelle que soit son équipe de rattachement (recrutement, formation ou paie). Cette étape majeure d’organisation du dossier salarié est d’autant plus cruciale qu’elle permet aux équipes de s’accaparer très tôt l’organisation des dossiers.
Après la définition d’un numéro de matricule unique pour chaque salarié, Everial a pu effectuer les extractions des données salariés, créer les dossiers puis l’arborescence, avant de définir la gestion des droits de chaque membre de l’équipe.
« À chacune de ces étapes, nous avons été accompagnés par Everial afin d’affiner la solution. Par exemple, des documents que nous collectons rarement ont pu être pris en compte dans un second temps et intégrés dans les dossiers salariés. La définition des numéros de matricule a aussi été grandement facilitée par Everial, tout comme la mise à jour des dossiers salariés, car nous avons eu un turn-over important entre le moment de l’extraction et celui de l’intégration totale. »
Julie Chevalier – Responsable Paie & Administration Endrix
Une mise en route rapide pour automatiser les tâches chronophages
Après un temps de formation indispensable auprès d’un formateur Everial, les collaborateurs ont pu prendre en main rapidement et de manière intuitive la GED. Aujourd’hui, c’est essentiellement depuis le web – même si un accès est possible via une application mobile – que le service RH se connecte à la solution, soit en consultation soit en dépôt.
« Le processus aura duré presque une année, entre le moment où nous avons émis le souhait d’une GED auprès de notre direction, l’approbation de notre demande, la réflexion, la mise en place du projet et le déploiement effectif de la solution. Mais si l’on s’attarde au développement à proprement parler de la solution par Everial, cela a pris moins de 3 mois. Une preuve, s’il en fallait, de l’efficacité de vos équipes. »
Julie Chevalier – Responsable Paie & Administration Endrix
Grâce à cet outil, le service RH d’Endrix a presque entièrement dématérialisé ses processus et réfléchit déjà à ses perspectives d’amélioration. Si la logique de dématérialisation pourrait être appliquée aux bulletins d’affiliation (qui doivent être remplis et signés par les collaborateurs), la prochaine grande étape concernerait surtout le passage à la numérisation pour tous les dossiers collaborateurs qui existaient au format papier avant le déploiement de la GED. Deux sujets pour lesquels Everial serait en mesure de proposer des solutions adaptées.
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