Transformation digitale : comment le Groupe SCHROLL a optimisé son processus achats

Réduire les délais de paiement, diminuer l’empreinte environnementale, améliorer l’expérience utilisateur, renforcer les liens avec les fournisseurs : la digitalisation et l’automatisation du processus d’achat offrent de nombreux avantages aux entreprises. C’est le cas du Groupe SCHROLL qui a entrepris fin 2023 sa transformation digitale grâce à l’accompagnement d’EVERIAL, en collaboration avec la plateforme ESKER.

Retour sur les défis relevés, les bénéfices obtenus et les points forts de ce partenariat avec le témoignage de Marie-Noëlle Denissel, responsable contrôle de gestion chez SCHROLL.

L’optimisation du processus d’achat représente de multiples défis pour un grand groupe tel que SCHROLL. Quels étaient-ils ?

Nous avons une vingtaine de sites, ce qui veut dire qu’énormément d’opérationnels sont amenés à faire des achats. Le premier défi a été de garder du dynamisme dans les opérations pendant la mise en place du processus achat. Il fallait donc implémenter rapidement un outil qui permette l’émission, la validation et la réception d’un bon de commande, avec des prérogatives en termes d’achat. Il nous a aussi fallu une solution capable de proposer une validation avec des seuils, ce que l’on a fait à travers les workflow.

Le deuxième enjeu concernait la partie facture. Nous avions vraiment besoin de mettre en place un processus efficace de comptabilisation et de gestion, s’assurer du paiement dans les délais, etc.  Nous sommes aussi passés de l’archivage papier à l’archivage électronique.

Le dernier enjeu était de mettre en place une solution de contrôle de gestion qui permette de gérer les factures non parvenues et les charges constatées d’avance.

Qu’est-ce qui a guidé votre choix vers le partenariat EVERIAL / ESKER ?

Nous avons étudié plusieurs outils, vu beaucoup de démonstrations, mais ce qui nous a frappé, c’est l’ergonomie de l’outil ESKER. L’interface est simple, intuitive, sobre et c’est ce qu’on voulait. On a pu se projeter facilement dans notre contexte de travail. Cette plateforme capitalise un ensemble de fonctionnalités autour des méthodes et des process d’achat, qui répondent à tous nos besoins.

De son côté, EVERIAL a aussi su adapter son accompagnement à notre vision et nos enjeux. Nous avons attaché beaucoup d’importance à leur connaissance et à leur maîtrise de l’outil.

Quelles étapes ont échelonné la mise en place du projet ?

Nous avions fourni un cahier des charges très précis, EVERIAL en a tenu compte et en a fait une lecture vraiment poussée. La première étape, qui a été très structurante, a été la mise en place d’ateliers avec des protagonistes clés de notre entreprise. Nous avons passé en revue nos processus d’achat, leurs particularités et leurs contraintes, ce qui nous a permis de hiérarchiser et de paramétrer les futures fonctionnalités de la plateforme ESKER.

EVERIAL a mis en place un certain nombre de paramètres que nous avons pu éprouver dans une base test. Cette étape était essentielle pour nous familiariser avec la solution, la configurer avec tous les paramètres nécessaires, et la valider.

Nous avons ensuite basculé en base production en petit comité, et vérifié le fonctionnement de l’émission de bons de commande, de la demande d’achat à la comptabilisation jusqu’à la remontée du paiement fournisseur.

Une semaine après, nous avons commencé à former plus de 60 acheteurs du groupe.

Quels ont été les bénéfices d’une telle implémentation ?

Globalement, il y a eu une forte adhésion. L’implémentation s’est faite en deux temps, sereinement. Nous avons commencé par nos deux grandes sociétés fin 2023 et nous venons de passer aux petites sociétés. Il faut surtout souligner que nous avons été très bien accompagnés par EVERIAL : à chaque question, quelqu’un a répondu présent. Ils ont su être très réactifs pour répondre aux besoins des utilisateurs et pour que nous en tirions le plus grand bénéfice.

« Il est essentiel d’avoir des interlocuteurs qui connaissent les produits, qui sont dotés d’une vraie réactivité, d’une maîtrise du process et du produit et d’une bonne connaissance des métiers. »

En termes d’évolution dans le délai de paiement et de maîtrise d’achat, c’est un peu tôt pour tirer des conclusions. Avec ESKER, ce qui nous intéresse vraiment, c’est la possibilité de faire des reportings qui donnent une vue d’ensemble, de suivre nos achats par catégorie et donc d’optimiser les échanges au niveau de la direction des achats.

Au sujet des factures fournisseurs, le processus de paiement est fluidifié, du paiement à la comptabilisation.

Une conduite de changement réussie passe par le choix de la bonne solution et du bon partenaire. Les entreprises peuvent aujourd’hui bénéficier d’une seule et même plateforme, à l’image du partenariat d’EVERIAL et ESKER, pensée autour d’une démarche agile et itérative, centrée sur l’utilisateur, pour un processus complet et évolutif.