Vrac numérique : un enjeu de gouvernance de l’information
À l’occasion du salon Documation, qui s’est tenu Portes de Versailles le 22 mars dernier, Everial et son partenaire technologique Everteam animaient une conférence autour des enjeux, pour les organisations, de se réapproprier leur vrac numérique. Définition d’un vrac, problématique de gouvernance de l’information, accompagnement et conduite du changement, technologie de rupture… Aurélie Rocamora, directrice marketing d’Everial, et Noureddine Lamriri, VP Product Marketing chez Everteam, nous expliquent comment leur approche partenariale apporte une solution globale et pérenne.
Le vrac numérique, c’est quoi ?
Le vrac numérique est un amoncellement de centaines, de milliers voire de millions de fichiers numériques de toutes provenances (non identifiées), de toutes valeurs et de tous formats de données. Concrètement, il peut s’agir de fichiers en doublons, triplons ou même plus, avec des nommages approximatifs, la plupart du temps mal classés et où cohabite de multiples versions d’un même document en raison de serveurs organisés en silo ou à cause d’applications dispersées sur lesquelles ils produisent et partagent leurs documents de travail. Toute entreprise ou administration, quelle que soit sa taille, peut donc être concernée par le vrac numérique et, ce, depuis longtemps. La question aujourd’hui est : pourquoi le vrac numérique est-il devenu un problème ? Et pourquoi est-il essentiel d’y apporter une réponse définitive par le recours à des solutions pérennes ?
Un problème incontournable de gouvernance de l’information à résoudre
Il n’y a pas si longtemps que ça, vivre avec un vrac numérique ne posait pas de problème aux organisations. Elles s’en accommodaient très bien. En effet, pourquoi s’attaquer à un tel sujet, demandant pour le régler du temps et de l’argent, alors qu’il n’avait pas d’impact sur la bonne marche de la structure ? Aujourd’hui, il n’est plus possible de glisser le vrac numérique sous le tapis. Et, ce, pour quatre raisons principales :
- une pression réglementaire en augmentation constante,
- des problématiques de sécurité de l’information devenues prégnantes,
- un temps perdu de plus en plus important à chercher une information,
- une augmentation du coût de stockage, directement liée à la volumétrie du vrac numérique.
Pour autant, les organisations ne nous sollicitent pas spontanément pour les aider à régler leur problème de vrac numérique. Cela viendra peut-être un jour.
Les organisations nous interrogent sur des problématiques de RGPD, de politique de conservation des archives, sur des enjeux de sobriété numérique… En clair, sur des sujets de gouvernance de l’information. Et derrière ces sujets, bien souvent, jaillit le problème du vrac numérique.
Aurélie Rocamora, Directrice Marketing, Innovation et Communication, EVERIAL
Un accompagnement Everial et un logiciel Everteam pour vous aider à gérer votre vrac numérique
On voit bien que proposer un outil, si performant soit-il, l’installer et souhaiter bon courage… ce n’est pas vraiment la bonne solution. Il est impératif de poser un cadre directeur dans lequel la technologie va pouvoir progresser sereinement sans mal entendu avec les différentes parties prenantes. Autre point très important, l’objectif de pérennisation. Une organisation ne peut pas se permettre d’effectuer une photographie ponctuelle de l’état de ses datas, d’y mettre de l’ordre et d’attendre que ce soit redevenu le désordre pour renouveler l’opération. Choisir la bonne technologie et une démarche globale d’accompagnement s’appuyant sur une mise en synergie des services, permet de changer de modèle durablement.
C’est pourquoi Everial, en tant qu’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA), et Everteam, avec ses outils spécialisés, travaillent main dans la main dans les projets de gouvernance de l’information impliquant notamment la reprise en main d’un vrac numérique.
Un audit-flash pour faire un état des lieux rapide et poser le bon scénario
Malgré des enjeux importants et identifiés, une entreprise ou une administration peut encore rencontrer des difficultés à se lancer dans une démarche de réappropriation de son vrac numérique. Et c’est bien normal, puisqu’il ne s’agit pas de renouveler des solutions existantes mais de mettre en place quelque chose de totalement nouveau. Généralement, quand on se trouve dans cette situation, on a besoin d’une première étape peu coûteuse, rapide et qui permet d’obtenir des éléments factuels à forte valeur informative, appréhendables par l’ensemble de l’entreprise.
C’est pourquoi Everteam propose un audit flash, dans lequel l’état d’un vrac numérique est évalué au regard de deux critères : le potentiel de réduction de son volume et le niveau de risque actuellement encouru. Le premier critère répond aux objectifs de réduction des coûts de stockage et de sobriété numérique, et le second aux attentes en termes de conformité réglementaire et de cybersécurité. Cette démarche permet d’identifier une cinquantaine d’indicateurs extrêmement factuels, tels que le volume de documents, le volume de fichiers très anciens qui ont largement dépassé la durée de conservation maximale, les formats qui ne sont pas pérennes, etc. Il est également possible d’identifier la tendance du vrac. Si ce vrac est plutôt stabilisé ou s’il a tendance à s’accroître fortement ou encore s’il est plutôt en baisse. L’audit flash permet aussi de se poser des questions sur les modalités : est-ce qu’on va être sur un traitement manuel du vrac ou automatisé ?
Parallèlement, Everial, en tant qu’AMOA, échange avec les directions métiers afin de comprendre les processus métiers de l’organisation. Ce n’est qu’avec la compréhension des pratiques quotidiennes des équipes, que l’on peut identifier de potentiels nouveaux risques, savoir combien de fois un même fichier a été dupliqué et par quel service, connaître le niveau réel d’importance d’une donnée, etc. Cela va permettre de définir les lots d’archives et les lots de documents sur lesquels commencer à travailler.
Ainsi, à l’issue de l’analyse technique d’Everteam et de l’enquête sur les processus métiers d’Everial – toutes deux réalisées conjointement sur un temps court – les deux partenaires sont en mesure de définir le meilleur scénario à appliquer au regard de l’état réel du vrac et des objectifs fixés par l’organisation.
Les points forts du logiciel de gestion du vrac numérique
- La phase d’indexation qui consiste à collecter et classer toutes les informations contenues dans le vrac, aboutit à la création des tableaux de bord qui matérialisent en quelque sorte le vrac numérique. Votre vrac devient tout à coup visible et vous pouvez vous promener dedans. La classification peut se faire au travers de règles explicites mais aussi à partir de mécanismes d’intelligence artificielle. C’est pourquoi Everial, en tant qu’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA), et Everteam, avec ses outils spécialisés, travaillent main dans la main dans les projets de gouvernance de l’information impliquant notamment la reprise en main d’un vrac numérique.
- Une autre innovation de taille réside dans le fait que le logiciel soit capable d’appliquer des traitements. Cela signifie que dans le vrac, on peut réaliser des traitements de masse de façon manuelle, semi-automatisée ou totalement automatisée en vue d’une gestion non pas ponctuelle du vrac mais qui s’inscrit dans la durée. Une différence majeure avec un certain nombre d’outils open source présents sur le marché qui ne donnent que des photographies ponctuelles mais qui ne permettent pas, sur la durée, de maintenir l’hygiène numérique du corpus de vrac.
- La phase de classification va permettre de typer, tagguer et classer les documents automatiquement en s’appuyant sur des technologies de classification par règles ou par apprentissage (IA). Ainsi, au sein d’un corpus, à partir d’un ensemble de fichiers connus, par exemple un ensemble de fichiers pdf identifiés sans équivoque comme étant des factures, le logiciel everteam sera capable de détecter d’apprendre de ces documents factures et de détecter et typer les factures inconnues qui disposent d’une structure morphosyntaxique proche.. Ce qui est valable pour les factures est valable pour une grande quantité de documents. On va ainsi obtenir des corpus de vrac de plus en plus tagués et enrichis de métadonnées que l’on pourra réorganiser, auxquelles il sera facile d’accéder et, surtout, sur lesquelles on va pouvoir opérer toute une série d’actions : lancer une opération d’assainissement parmi un certain type de données ; geler des documents sensibles afin que personne ne puisse les supprimer ; déterminer une date de destruction automatique pour d’autres ; déclencher des workflows, etc. Bref, gouverner à nouveau l’information contenue dans ces vracs.
- Un dernier point important à souligner est que toutes ces actions peuvent donner lieu à un traitement automatisé sous forme de « bot ». Ainsi, on peut, sur un ensemble de données, définir une action particulière et une périodicité que le système va ensuite traiter de façon automatique. On ne se situe plus alors dans de la simple curation mais dans de la prévention.
- Ainsi, peu à peu, notre outil s’impose comme une brique d’interface entre le vrac et des systèmes beaucoup plus structurés qui se généralisent aujourd’hui au sein des organisations, tels que les SAE.
- Noureddine Lamriri, VP Product Marketing, EVERTEAM
- La solution Everteam-Everial fait mouche pour sa combinaison logiciel-accompagnement. Seule garantie pour construire et déployer un scénario qui réponde aux objectifs de l’organisation tout en embarquant les équipes dans une démarche pérenne. En s’installant dans la durée, à l’instar d’une démarche de sécurité ou de gestion des données personnelles, cette solution de gestion du vrac contribue à une sobriété numérique permanente autour du capital informationnel de l’organisation.
Un webinaire pour en savoir +
Sécurité des données, perte de temps liée à la recherche d’information, augmentation des coûts de stockage, manque de sobriété numérique,…
Et si on vous disait qu’il était possible de décharger votre entreprise de ces problématiques !